ネクストモードの南です。
チームでNotionのデータベースを使っていると、他のメンバーが追加したり更新したページをわかるようにしたい、というケースがあると思います。
そこで今回はデータベースの基本的な機能を使い、最近更新されたページや新たに追加されたページを確認する方法を紹介していきます。
Notionのデータベースでは作成日時と最終更新日時のプロパティが用意されており、
それぞれページが作成された日時とページの更新日時が自動的に記録されます。
このプロパティをデータベースに追加しておけば、タイムスタンプから直近更新のあったページや
追加されたページを簡単に確認することができます。
1.で追加した「作成日時」「最終更新日時」だけだと、パッと見ではどれが追加／更新されたページが分かりにくいかもしれません。
その場合はデータベースのフィルター機能を使うと、条件に該当したページのみ表示させておくことができます。
フィルターの条件は柔軟に設定できますが、以下では「◯日以内に追加（更新）されたページ」という条件で設定してみます。
フィルターには今日と相対日付以外の条件も用意されており、特定の日付との比較によるフィルタリングをすることができます。
シチュエーションによって使い分けてください。
また、データベースにはリンクドデータベースという、同じデータソースを使って複数のビューを作成することができる機能があります。
リンクドデータベースを使うと「このビューはすべてのページを表示して、こっちのビューではフィルターをしたページのみを表示する」ということが実現できます。
フィルターを使う際にはリンクドデータベースを併用すると便利なことが多いので、ぜひご活用ください。
フィルターだと他のページが見えなくなってしまう・・・、という場合には、数式を使ってフラグのように判定結果を表示する方法をおすすめします。
数式はデータベースで使用できる機能となり、プロパティの値を計算したり、関数を使用して処理することができる機能です。
Excelの関数のようなものだとイメージしていただけると良いかと思います。
今回は1.で作成した作成日時と最終更新日時のプロパティに対して、関数dateBetween()を使って条件判定する数式プロパティを追加してみます。
上記の数式をそのまま使うと、三日以内に更新されたページの数式プロパティに「更新あり」と表示されます。
日数の判定式（<= 3）と、表示メッセージ（"更新あり"）はカスタマイズしてください。
また、prop("最終更新日時")をprop("作成日時")にすると、ページが追加された日時を判定の対象にすることができます。
ここからは数式の構文の解説となります。
dateBetween()は以下のように、指定した日付の差分を計算する関数となります。
数式内の以下の処理では、現在時刻now()と最終更新日時の差分を計算し、日付として出力しています。
さらに関数if()を使い、計算した日付と条件の日数を比較し、条件が満たされた場合に文字列を表示する、という処理を行っています。
表示を最適化するだけではなく、通知を設定して素早く気付けるようにしたいという場合には、
データベースオートメーション機能を使って通知のワークフローを作成すると効果的です。
データベースオートメーションはデータベースの特定の設定をトリガーにして、任意のワークフローを
自動的に実行できる機能となります。
以下では「データベースに新しいページが追加されたら、任意のユーザーに通知する」というワークフローを作成してみます。
データベースに新しいページを作成すると、指定したユーザーに通知が送付されます。
トリガーの条件を任意のプロパティの変更にすれば、ページの更新時に通知を出すことができます。
例えば、ステータスプロパティの変更をトリガーにして、タスクのステータスの更新時に通知を出す、といったフローを組むことも可能です。
データベースオートメーションも色々な業務に適用することができる機能となりますので、
今回紹介したケース以外でも活用方法を検討してみて下さい。
データベースで最近更新されたページや追加されたページをチェックする方法を紹介しました。
データベース内のページの更新や追加を効率的に管理できると、チーム全体での情報共有をスムーズに行うことができます。
また、フィルターや数式など他の用途にも応用できる機能を紹介していますので、使いこなして効果的なデータベースの運用を実現していただければと思います。
今後も新しい機能や役に立つナレッジを積極的に紹介していきますのでぜひご参考ください。
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2023年01月01日現在)
Notion導入を検討の際は是非下記からお問い合わせ頂けますと幸いです。