【Notion】招待リンクの使い方

はじめに

ネクストモードの南です。

今回はNotionの招待リンクの使い方を紹介します。
あまり目立たないですが、シーンによっては非常に役立つ機能ですので是非ご参考ください。

招待リンク

まず招待リンクについて解説します。

Notionのワークスペースに新しいメンバーを追加する場合、メールアドレスを入力して招待する方法が一般的です。
しかし、多数のメンバーを招待したい場合、一人ずつ追加していくのは手間がかかります。

このようなケースで招待リンクを使えば、単にリンクをクリックするだけでワークスペースやチームスペースに新しいメンバーが参加できます。
複数のメンバーを一括で追加したい時や、招待するメンバーを取りまとめるのに時間がかかりそうな場合に便利な機能です。

一方で留意点もあります。
例えば招待リンクが外部に漏洩した場合、意図しない人がワークスペースに参加してしまう恐れがあります。
スペース内のコンテンツの重要性に応じて、一時的な利用に留めたり無効化することをご検討ください。

使い方

招待リンクはワークスペースとチームスペースで利用することができます。
それぞれ使い方が異なりますので以下で解説します。

ワークスペースの招待リンク

ワークスペースの招待リンクは以下の手順で有効化し、リンクをコピーすることができます。
なお、招待リンクのコピーは、ワークスペースオーナーまたはメンバーシップ管理者の権限を持つメンバーのみが可能です。

• 左上のワークスペースの選択メニューから設定をクリック
  
• 左のサイドメニューからメンバーをクリックし、「メンバー追加用の招待リンク」を有効化してコピーをクリック
  

コピーした招待リンクをワークスペース未参加のメンバーがクリックすると、ワークスペースに参加することができます。

招待リンクからワークスペースに参加したメンバーのアクセスレベルは、デフォルトでワークスペースメンバーに設定されます。
ワークスペースオーナーやメンバーシップ管理者に変更したい場合は、ワークスペースの参加後に手動で変更します。

また、以下の操作でリンクURLを変更することもできます。
セキュリティの観点からリンクURLを定期的に更新したい場合などにご活用ください。

• 招待リンクの表示画面で新しいリンクを生成をクリック
  
  

チームスペースの招待リンク

チームスペースの招待リンクを利用することができるのはワークスペースメンバーとなります。
そもそもワークスペースに参加していない人がチームスペースの招待リンクをクリックしても、チームスペースに参加することはできません。

チームスペースの招待リンクは以下の手順で有効化し、リンクをコピーすることができます。
なお、招待リンクのコピーは、チームスペースメンバーを招待できるメンバーのみが可能です。

• サイドバーのチームスペースの…をクリックし、チームスペース設定をクリック
  
  
• セキュリティのタブから「招待リンク」を有効化
  
  
• メンバーのタブでリンクをコピーをクリック
  

コピーした招待リンクをチームスペースに未参加のメンバーがクリックすると、チームスペースへの参加画面が開きます。
オープンのチームスペースの場合はこのままチームスペースに参加をクリックすればOKです。

クローズドとプライベートのチームスペースの場合にはアクセスのリクエスト画面が表示されます。
リクエストがチームスペースオーナーに承認されると、チームスペースに参加できるようになります。

また、招待リンクからチームスペースに参加したメンバーのロールは、デフォルトでチームスペースメンバーに設定されます。
変更が必要な場合はチームスペースの参加後に手動で変更します。

まとめ

Notionの招待リンク機能について解説しました。

組織やチームで新しくNotionを導入する場面では重宝する機能です。
効率的なチーム運営に役立てることができますので、ぜひご活用ください。

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