ネクストモードの南です。
今回はNotionのマイタスクについて紹介をしていきます。
マイタスクはNotionでのタスク管理の効率化に非常に役立つ機能となっています。
実際に使ってみて得られたTipsや留意事項などをまとめましたので、お役立ちいただけると幸いです。
マイタスクはワークスペース内のタスクアイテムの整理や管理に役立つ機能となります。
今まではタスク用のデータベースが複数ある場合、ビューも別々に作成・管理する必要がありました。
マイタスクを使うと、複数のデータベースに分散しているタスクアイテムを一つのビューで管理できる
ようになります。
タスク用のデータベースが複数あって管理が手間になっている、という場合に非常に役立つ機能となります。
マイタスクはホームのコンテンツとなります。
ホームはサイドバーのホームからアクセスすることができるようになっており、ワークスペース内の
重要なコンテンツを表示したり、確認したりすることができるページとなっています。
ホームの画面からはマイタスクの他にも以下のコンテンツ（ウィジェット）が利用できます。
ホームの画面には通常のNotionページと異なり、ブロックを配置することはできません。
ホーム画面上に表示できるコンテンツはウィジェットとして用意されており、表示するウィジェットは
利用者でカスタマイズできるようになっています。
マイタスクに表示されるデータベースはタスクデータベースというちょっと特殊なデータベースとなります。
マイタスクにタスクアイテムを表示させるためには、ソースとなるデータベースをタスクデータベースに
登録する必要があります。
登録したいデータベースの編集メニューを開くとタスクデータベースに変換という項目があります。
クリックして対応するプロパティを選択すると、ホーム画面のマイタスクにアイテムが表示されるようになります。
※詳細はこちらにも記載していますが、タスクデータベースの登録設定はワークスペースで共通です。
登録・解除をすると他のメンバーのマイタスクにも影響しますのでご留意ください。
ステータス、担当者、期限の3つに該当するプロパティがあれば、他のプロパティの構成がデータベース同士で
異なっても問題ありません。データベース同士の標準化を最低限で済ますことができるので、既に使用している
データベースでも適用することが容易です。
また、異なるチームスペースのデータベース同士でもマイタスクに表示させることができます。
プロジェクトや部署ごとにチームスペースを分けて、それぞれ別々のデータベースでタスク管理をしている
というようなケースでは、マイタスクは非常に有用だと思います。
補足
すでに登録されているデータベースをタスクデータベースから解除する場合は、
データベースの…（三点リーダ）をクリックしホームから削除をクリックします。
マイタスクのビューに表示されたタスクアイテムは、クリックするとソース元のデータベースの
ページとして開くことができます。
マイタスクのビューのままでもプロパティの編集をすることができるので、ソース元のデータベースに
移動しなくてもステータスや期日のメンテナンスを行うことができます。
また、新しいタスクアイテムの登録もマイタスクから行うことができます。
また、通常のデータベースと同様に、ビューのレイアウトの変更や、フィルタリング・ソートの適用、
プロパティの表示・非表示の切り替えをすることもできます。
マイタスクに関するTipsや留意事項を紹介していきます。
1. タスクデータベースの設定はワークスペースで共通
タスクデータベースに登録されているデータベースはワークスペース共通の設定です。
例えばあるデータベースをタスクデータベースに登録すると、ワークスペース内のすべてのメンバーの
マイタスクに表示されるようになります。
反対に、すでに登録されているデータベースをタスクデータベースから解除すると、ワークスペース内の
すべてのメンバーのマイタスクから表示がされなくなります。
Notionをチームで使用している場合、自分のマイタスクに表示させる必要がないデータベースが
他の人に登録されて、余計なアイテムが表示されてしまう、というケースが発生するかもしれません。
その場合はフィルターの設定で表示させたいデータベースを選択してください。
2. 他のメンバーのタスクを表示する
マイタスクという名称からは意外（？）かもしれませんが、マイタスクでは自分以外のユーザーの
タスクアイテムも表示させることができます。
デフォルトではフィルターで自分のみが選択されていますが、フィルターで任意のユーザーを指定すれば
他のメンバーのタスクも表示されるようになります。
チームでタスク管理をしている場合には、チームメンバーのタスクもまとめて可視化することができます。
3. フルページ表示とお気に入りに登録
マイタスクはフルページで表示させることができます。
タスクの数が多かったり画面の表示幅が足りない場合は、フルページで表示させると管理がしやすいです。
また、このフルページの画面は通常のページと同様にお気に入りに登録することができるので、
日常的に使う場合にはお気に入りに登録して、サイドバー経由でアクセスできるようにしておくと便利です。
4. 表示できるプロパティは一部に限られる
マイタスク上で表示できるプロパティは現状では以下に限られます。
これ以外のプロパティについては、ページを開くかソースのデータベース側のビューで確認をする必要があります。
5. リンクドデータベースは作成できない
通常のデータベースだとリンクドデータベースとして複数のビューを作成することができますが、
現状ではマイタスクからリンクドデータベースを作成することはできません。
マイタスクへのアクセスはあくまでホーム画面から、となります。
今回はマイタスクについて紹介をさせていただきました。
マイタスクにより、以前から要望の強かった複数のデータベースに分散していたタスクアイテムを
一つのビューに表示することが可能になりました。
Notionではタスク管理周りの機能強化も続いていますが、マイタスクの登場によりタスク管理がさらに効率的に
行えるようになったと感じます。
今後も有用なアップデートやナレッジは積極的に公開していきたいと思います。
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2023年01月01日現在)
Notion導入を検討の際は是非下記からお問い合わせ頂けますと幸いです。