はじめに
こんにちは。
三度の飯より大きめなおにぎりが好きなネクストモード株式会社のよねです。
Notionを小規模で使っており、今後全社導入していきたいが、、そんな皆様へお送りするブログです。
「一部の部署では使われているんですけど、全社ではさっぱり……」
Notionの導入相談をいただく企業様から、もっとも多く耳にする言葉です。
Notion全社導入において、
会社の規模や業種が違っても、つまずくポイントは驚くほど似ています。
今回は、現場で本当によく語られる「あるあるなお悩み」を肉付けして、それぞれの起きる原因と、どう乗り越えるかをご紹介します。
同じような状況に心当たりがあれば、ぜひ参考にしてみてください。
※導入事例は以下ご参照ください！
①ITリテラシーの高い部署だけ使っている
もっとも多いパターンです。
- 情シスや企画、エンジニア、マーケティングなど「ツール感度が高い部署」ではバリバリ使われている
- 一方で、営業・総務・経理・製造・コールセンターなどは「アカウントはあるけど、開いていない」
- 推進担当者が他部署へ声をかけても、「忙しい」「今のやり方で困っていない」と返される
なぜ起きるのか
リテラシーの違いだけが原因と思われがちですが、本質は別のところにあります。
使いこなせている部署は、「このツールをどう使うか」を自分たちで考えられる部署です。一方で他の多くの部署は、そもそも「今の業務をどう改善しようか」を考える余裕がないだけで、ツールが使えないわけではありません。
つまり、「見せられても、自分の業務に置き換えられない」状態。これが全社展開の最初の壁です。
起こりがちな見誤り
ここで推進担当者がやりがちなのが、「全社向けハンズオン研修」です。
機能を一通り教えれば使ってくれると期待しますが、現場に戻るとホーム画面に戻ったまま。
人は「機能」では動かず、「自分の業務が今よりどう楽になるか」という具体的なメリットでしか動きません。
②作りはしたものの、誰も見に来ない
権限を配り、トップページを作り、部署ポータルを作り、社内告知もした。でもアクセスログを見ると、閲覧者がものすごく少ない——という状態。
なぜ起きるのか
これは作りの問題ではなく、動線の問題です。
社員は朝、まずSlackやメール、スケジューラを開きます。その中にNotionにしかない情報がない限り、わざわざ開く理由がありません。
よくあるケースはこうです。
- 社内規程は今も古いグループウェアにある
- 申請フォームはExcelをチャットで送っている
- 経営層の発信は、社內メール
- 全社会の資料は、PowerPointをPDF化して送付
この状態でNotionを「よければ見てください」と言っても、誠に残念ながら心理的に「見に行ける人」しか見に行きません。
乗り越えるための考え方
重要なのは、「Notionを見ないと仕事が進まない」状態を意図的に作ることです。具体的には、
- 全社員に関係する情報（規程、福利厚生、申請フォーム、役員メッセージ）をNotionに集約する
- 「あの資料どこ？」と聞かれたらURLを送るのではなく、「Notionの社内ポータルにあります」と返すカルチャーを作る
- 経営層や部長クラスが、自らの発信をNotionで行う
「入れば使ってくれる」は幻想で、「使わざるを得ない状態」を設計するのが定着の近道です。
③「ご自由にどうぞどうぞ」と言ったら、ワークスペースがカオスになった
これも多いご相談です。「まずは見てみて、使ってみて」とルールを決めずに開放した結果、数ヶ月でこんな状態に。
- トップ階層に「無題」「無題 (1)」「テスト」が並ぶ
- 同じ「議事録テンプレート」が部署ごとに乱立
- 「どこに何があるのか分からない」という声が現場から上がる
- 検索しても、似たようなページが複数ヒットして選べない
なぜ起きるのか
Notionの最大の魅力は「自由度」ですが、導入期の現場にとってはその自由度が一番のストレス要因になります。
Excelは「表を作るもの」、Slackは「短文を投げるもの」と、ツール自体がルールを強制してくれます。しかしNotionは、白いページがただ広がっているだけ。「何でもできる」は、現場にとっては「何から始めればいいか分からない」と同義です。
乗り越えるための考え方
多くの会社でうまくいっているのは、「最初は自由を少し取り上げる」アプローチです。
- トップ階層の構造を先に設計しておく（会社ポータル、部署ポータル、ナレッジ、個人スペースの四層など）
- テンプレートを公式版として提供し、「まずはこの型から」と伝える
- ページの名前付けルール、権限ルールを明文化しておく
“自由”は、現場が慣れてから後から渡すものです。
④推進担当者が孤独
見落とされがちですが、これが最大のリスクです。
- 情シスやDX推進担当が1人で全部背負っている
- 他部署へ広めようとしても、「そちらで考えて」と丸投げされる
- テンプレートもポータルも、推進担当が1人で整備
- 数ヶ月で疲弊し、プロジェクトが失速する
なぜ起きるのか
多くの企業ではNotionの導入が「ツール選定プロジェクト」として始まります。
しかし実態は、社内の情報共有文化を変えるプロジェクトです。
文化を変える仕事を、推進担当者が1人で背負うのは狩りそもさんには重すぎるんです。
乗り越えるための考え方
うまく回り始めた会社には、共通点があります。
各部署に1人、「あ、それNotionでこう作れますよ」と自然に言える人がいるんです。
これを「Notionチャンピオン」と呼んでいます。
役職や肩書きは関係なく、以下の3つが揃っていれば十分です。
- ちょっと触るのが好き
- 自分の業務を改善したい欲がある
- 同僚に教えるのが嫌いじゃない
この人たちをコミュニティとして仕組み化することが重要です。
月1回さえ集まって、困りごとと成功事例を共有するだけで、推進担当者の負荷は劇的に下がります。
全社展開をうまく進める4つの順番
ここまでのお悩みを踏まえると、全社展開には「順番」があることが見えてきます。
📍ステップ1：設計を先にやる
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トップ階層・命名ルール・権限設計を公開前に最低限決める。
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📍ステップ2：「隣の部署」から広げる
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全社一斉ではなく、相性のよさそうな1〜2部署を選んで伴走する。
そこで「業務が楽になった」事例を作る。
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📍ステップ3：「Notionを見ないと困る」状態を作る
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社内規程・申請フォーム・経営発信をNotionに集約し、「見に行く理由」を設計する。
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📍ステップ4：チャンピオンを分散させる
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各部署に1人、Notionを語れる人を見つけコミュニティ化する。
推進担当者だけで背負わない。
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まとめ：「うちもそれ、ある」と思ったら
Notionの全社導入は、規模も業種も違うさまざまな企業で、驚くほど同じようなポイントでつまずいています。
つまり、これらは貴社だけの問題ではなく、全社展開に付きものの構造的な課題と言えます。
言い換えれば、これらのポイントを事前に知っていれば、導入の成功確率は大きく上がります。
もし今、貴社で
- 一部の部署だけがNotionを使っている
- 全社展開したいが、未来像が見えない
- 推進担当者が何から手を付けるか迷っている
という状況であれば、まずはこの4つのお悩みのうち、どれが一番近いかを見極めるところから始めてみてください。
ネクストモードでは、こうした導入・定着フェーズの伴走支援も行っておりますので、ご関心があればお気軽にご相談ください。
Notionについてのお問い合わせ
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2025/12現在)
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