【Asana】Asana AIスタジオのユースケースについて【使って】

こんにちは、 ネクストモード株式会社のhagiです。

好きなAsanaの機能は、受信トレイをアーカイブするときのショートカットキー(e)です。

はじめに

この記事は、Asanaコミュニティ Advent Calendar 2024の投稿です。なのでM-1グランプリの話はしません。

(余談ですがnoteの方はこのような美しい画像が表示できて羨ましいです)

序盤のAdventarでAsanaステッカーについて触れられていたので、私も被せてしまいますが、直近、会社都合でステッカーが自由に貼れなくなってしまいました！(それでもダサい of ダサい資産管理用ステッカーは強制的に貼れって言われるんですけどね！)

ダイソーで丸いシールを買ってきて棚卸しチェック済みシールに偽装して●を三角形に配置してやろうかと思っているこの頃です。

(せっかくキレイにエンボス加工されたおニューのMacくん(裏面)も早速この哀愁です⋯)

Asanaと仕事と私

ところで最近Asana社で開催されていたワークイノベーションサミット2024はもうご覧になりましたでしょうか。私はこの言葉がすっごく刺さりました。

Asanaは、世界中のチームの働き方を本気で良くしたいと考えている会社です

弊社は創業以来、Asanaを社内でフル活用しており、メンバー個々の利用に加えて、情シスや経理部門、営業事務、社外とのコラボレーションなど、それぞれの業務に合わせた使い方を試行錯誤してきました。現在、Asanaは私たちの業務に欠かせない存在となっています。

個人ビジネスからエンタープライズグレードの組織にも適合できる製品なので、間違いなく長く使えるとても良い製品だと思います。

Asanaの利用もそうですが、GTDのアプローチから使い始めることで、従業員向けの一般教養から、今後の仕事術として幅広く応用が効きます。教養は一生無駄になりません！

GTDを口走ってしまいましたが、Asanaを使い始めるにあたって本来専門性は必要なく、仕事のすべてのお膳立てがあらかじめ取り揃っているので、タスク管理の初心者でも扱いやすい側面もあります(難しいという方もいる)。

最近はAsana AIのリリースもあって、ますます楽させてもらえそうな未来が見えています。

こと、情シス業務においては、ヘルプ機能をAIに代替できたことで、シャドーワークの一つである社内ガイドの作成業務(絶対デグる)から手が離れつつあるため、このまま有人のヘルプデスクの件数も減らせるんじゃないかと思い始めてきたところです。(なお、AsanaのAIは画面右上のキラキラアイコンをクリックして起動します)

一方製品アップデートは基本的に月に1回あるので定期的なお楽しみも無くならないです。

またAsanaはSaaS連携にとても明るく、お使いのSaaSとすぐに繋がります。

数えてみたんですが、Asanaのインテグレーション候補製品を手計算したところ299あるようです。

Asanaは、他社SaaSと比べてみても、スプレッドシートばりに柔軟で、扱いやすい特徴がある、ということを知っているのは、企業で人一倍手抜きしたい情シスが知っていることあるあるではあります。

ただちょっと最近思っているのは、SaaS間連携というものは、触れば触るほど手がかかるというか、愛でるきっかけが純増するとも言いますが、手段と目的の逆転というか、結局自分しか分からなくて他の人がメンテを諦め始めるムーブ(属人化)も相まって、やっぱり純正機能で完結できるに越したことはないなと、感じ始めてきている次第ではあります。(現状は連携しまくってますけどね！)

生粋のアサナーならばそのうち、可能な限り仕事のすべてをAsanaで完結させればよくない？と思い始めるはずです。

この発想は、オペレーティングシステムの使用遍歴から学んだことがあります。

黎明期(?)は、Windows OSが自宅に鎮座していたものですから、親に怒られる間もなくあれこれいじくり倒して遊んでいるうちに、レジストリ設定をミスって、OSをふっ飛ばして、最初からやり直して⋯という生活を繰り返していた(壊さない自負があったのでバックアップなどない)私が、ふとMacに乗り換え、同じようにカスタムを施し、たのに、macOSのバージョンアップによって、時間を掛けて作り込んだカスタム環境を未対応扱いにされ、即座に庶民と同じ使用形態に戻され、またメンタルが戻ったらカスタムを施し⋯を繰り返してようやく我に返った顛末ですが。SaaSだってそうだと思いますよ。

• 誰しも、ツールのおもりで業務コストを削られて本業を疎かにしたい人なんていないはずです。(先ほどの例は家庭の話であって、時間が無限に使えている場合に成り立つお話だと思います)

• 業務のためにガワをカスタムする事は、以前は仕事でよくありましたよね。それ、SaaS時代に対応できますか？(アァーン？)

願わくば、純正のSaaS機能を活用して、最新技術に業務の方を合わせていくことで、組織の"あたらしい働き方"が時代に合わせて最適化されていくべきだと信じて疑いません！

Asanaが提供(だいじ)

ルール機能って、便利ですよね。これがなかったら社内のワークフローが30%くらい動かなかったかもしれません。

特に期限監視はToDoリストで切っても切り離せない必須要件であり、タスクを放置されないための仕組みです。

社内Slackで受けた依頼事項を、手製の管理表なんぞにもしアウトプットした場合、そのタスクは以後放置されること間違いなしです。

情シスですら溜まってることを忘れて、業務時間中に管理表を開くことは最早ないでしょう。

仕事を日々前に進めるために、タスクをなんらかの基準で"しばく"必要があると思います。

とはいえ、そのタスクに期限が無かったら、どうしますか？"定例進捗報告会"が来るまでタスクを温存しますか？

ちょっと余談ですが、Hubspot Japan社の調査レポート「日本のマーケティングに関する意識・実態調査」において、マーケティング業務の中でストレスを感じていることとして「情報収集の時間が足りないこと」や「欲しいレポートをすぐ作成できない」ことが挙げられています。これらを生成AIに頼ることは今後考えられそうですよね。

Asanaを使ったワークマネジメント術、仕事術などは外部の諸先輩方の所作を日々拝見しつつ、良かったものはこれまで社内にフィードバックなどしてきましたが、いざチームワークとなった際に、私が私がとタスク管理のルールを定めて押し進めていくと、どうしても主導者がタスクの差配をして、期限監視をして、超過タスクをしばき倒して⋯といった管理業務が1点集中になりがちで、何とかならないものか、ツールに委ねたい、この仕事をできれば代行したい、自分の仕事がしたいんだよぉ〜〜〜！

という中間管理層の方は実に多いのではないでしょうか。

そこで、Asana AIスタジオの出番です。

仕様説明はお手持ちのAsana AIにお任せします。※早期アクセス機能である点だけはご留意ください

まずは以下からそのポテンシャルを確認してください。

トリガは既存のままで、使えるアクション条件および、アウトプットとなる指示にAIプロンプトを差し込むことができます。

エンジンも用途に応じて使い分けができます。

ちょっと体験してみませんか。

やってみた

ご利用にあたっては、まずフラグ開放をお願いします。

対応していれば、管理者コンソール→請求画面に有効化できる画面があります。

カスタマイズ欄を開くと、ルールが"輝き出し"ます！

さて、今回はこのようなプロンプトを書きました。

タスクに無関係なコメントを書いてみます。

タスクに変化はありません。(※アイコンモザイクは諸事情による配慮です。以後ノイズになりますがご容赦ください)

詳細な推論は、推論を表示をクリックすると出てきます。

ちゃんと考えた上で意図的に変更せずでした。

次に、商談に進んだ旨を書いてみます。

セクション移動してくれました。

賢い〜っ！

ユースケース考察

先ほどポテンシャルと書きましたが、他に何が出来るのか、想像してみてください。

AIが行えるアクション ※以下はユースケースの案であり実地確認が必要です

• セクション移動先をAIに考えさせる

  • セクション移動は商談フェーズなどで使われることがよくありますが、この移動"作業"を無くすことができます。

• プロジェクト追加先をAIに考えさせる

  • 個人名メンションが入ったら私専用のマルチホーム用PJに追加してくれたら嬉しいですよね
    

• 誰にアサインするかをAIに考えさせる

  • PJ内でアサイン数の少ないメンバーを優先的にアサインしてもらう
    

• 期日を考えさせる

  • カレンダーで10営業日後に設定
    

• タスクのタイトルを考えさせる
  • 説明欄を要約してタイトルを改めてもらう
    

• 説明欄の記入を考えさせる

  • コメントのやり取りを逐次要約して説明欄を逐次更新
    

• カスタムフィールドの入力値を考えさせる

  • タスクがブロックされている因子をカスタムフィールドに一言記載
    

    

• タスクの進捗率をざっくり計算してもらう

  • 説明欄から課題を抽出してもらい、その達成率をパーセンテージでカスタムフィールドへ記載
    

• コメントを考えさせる

  • メンバーのアクティビティからリスクのあるコメントを見つけてもらい、フォローのコメントを返し、ボスをコラボレーターに追加してもらう
    

• 誰をコラボレーターにいれるか考えさせる

  • 追加された社内リクエストに対して、知見を持っているメンバーのみをコラボレーターに追加する
    

如何でしょうか。

プロジェクトリーダーがこれまでやっていた業務の目利きと差配を、Asanaに溜まっているデータを見ながら、より根拠立てて的確に、24/265で働いてくれる副リーダー(Asana AI)に任せられそうな世界観がイメージ出来たでしょうか？

彼(彼女)を、組織のテナントに常駐させることができるのです。(代わりに、あなたはゆっくり休んでください！！)

その代わり、普段プロジェクトを回す際によく"シバいてるポイント"を副リーダーにお願いする必要はあります。

• どんな時、セクションを動かしているか

• どんな時、担当者をフォローしているか

さすれば、優先度高いかもしれないタスクに"優先度高"を設定する操作なんて、しなくても良くなるでしょう。

ルール管理が大変ですか？

なんとこれらは1ルールにまとめることも出来ます。

AIに任せることで、ルールの管理自体もシンプルになりますよね。

また、ユースケースでご紹介した通り、自然言語でパーセンテージの出力指示ができるということは、数式を触らなくていいということになります。

これまで専門のテックな人に依存していた技術的負債も解消されることになります。

自然言語なら、全員がチューニングに参加できますからね。

ハルシネーション観点

• 扱うメンバーは、設定で絞れます。
  

• 登録先プロジェクトからどこまで情報を辿るかの定義も可能
  

• AIの行動根拠が推論としてコメント欄に記載されるため、なぜか分からないけどこうなった状態にはなりません。

• マルチホーム運用している場合、意図しないものが別PJで見えないかは事前に確認する必要があります。

• むしろ安全方向かもしれない

  • 下記推論のように、指示には「メンションされたらココに入れろ」と入れてみましたが、プロジェクト名の意図とタスクの目的が合致していないと動かないようになっています。賢っ！

  • 前述の通り、複数のアクションをまとめて定義しておいたとしても、AIが合致しないことを見極めて、アクションを起こさないというアクションが起こせるのです。(当然、実運用に向かうまでの検証フェーズは必要と考えます)
    
    

その他の気になるQAはこちらからどうぞ。

これってほら、

楽になるのは管理者だけではないですよ。

利用者目線でいくと、(存在しないことを望みますが)マイクロマネジメントしたがる上司の要求をAIに置き換えられるため、従業員の皆さんが歓喜する現場があるかもしれません。ぜひボトムアップで上申頂きたいですね。

ん？AI上司が心無い言葉で非情過ぎてで悩む？

何言ってんですか、従業員はAI上司に命令(プロンプト)できる立場なのをお忘れですか。AIが意思を持たない限り機械戦争は起こりません。

よく褒めてくれる上司だってこの通り。ほら、理想の上司が作れるよ！！

(To:社内メンバー Asana AIスタジオのEA開放は個別設定になりますので、Asanaフォームで申請してください)

さいごに

好きな機能、もう一つありまして、ワークロードも好きです。

Asana Work Graph®で仕事が見える化された結果、各メンバーは、報連相したという意識もないままに、全員の稼働バランスがボスから一目瞭然になるという結果は、データ駆動型でとても美しいと思います。

弊社フルリモートの会社なのですが、故にデータが自然と集まってくる、データを活用できる、AIをもっと活用できるというメリットを今後も活かしていきたいなと思っています。

さいごに社内の目もあるのでプチ宣伝ですが、弊社はAsanaが好きな方に負けないくらいAsanaを愛でて、実際に社内活用し、日々新しい取り組みを続けています。

あたらしい働き方を一緒に追求していきたいという方がいらっしゃいましたら、会社もチェックしてみてください！