はじめに こんにちは、 ネクストモード株式会社 のきうちです
当エントリは『ネクストモード フルリモート業務を実現するSaaS活用＆カルチャー Advent Calendar 2024』2日目のエントリです。
こんにちは、ネクストモード株式会社で営業担当をやってるほりです。
ネクストモード株式会社では、設立時より基本的に全員フルリモートで働いています。
就業場所に関しての制限は特に設けてはおらず、ワーケーションや自宅以外からの業務も推奨しています。
働き方は『自由に楽しく効率よく』。社員一人ひとりが自分にマッチした働き方を見つけることができます。
今回のアドベントカレンダー企画では、そんなネクストモードの働き方＝フルリモート業務を実現するためにSaaSをどのように活用しているか、
また働き方のベースとなっている『ネクストモードのカルチャー』をどのように絡めて日々業務を遂行しているかについて
メンバー個々のユースケースや実践例、想いなどを様々な切り口でご紹介します。
はじめに
私からはリモートワークはコミュニケーションが大事だよね、エンジニアでなくてもSaaSを活用して環境を作ることができるよ！というお話をタスク管理ができるワークマネジメントツールであるAsanaの紹介から使い方の一例までを使ってご紹介したいと思います。
リモートワークのコミュニケーションの課題
ネクストモードは全社員がフルリモートで業務を行っています。そこで、大事になってくることはメンバー同士のコミュニケーションが円滑に行われることだと思っています。
ネクストモードのメインのコミュニケーションツールはSlackで、1日で非常に多くのメッセージが飛び交っています。
ただ、Slackのようなフロー型のコミュニケーションツールだけでは以下のような課題が発生してしまう可能性が高いのです。
- 情報の分散：チャンネルを跨いでコミュニケーションが行われることで情報が分散してしまう。
- タスクの進捗状況：個々の作業進捗状況やその完了、未完了の判断が難しい。
- 情報を留めることができない：過去のメッセージは流れていってしまい、検索などで探すのも手間がかかってしまう。
解決策は？
そこで活躍するのがタスクに紐づけて情報やコミュニケーションをストックできるAsanaです！
Asanaを活用することで課題だった内容を解決できます。
- タスクごとの一元管理：関連する会話や資料をタスクに紐付けて集約できる。
- 進捗の可視化：ステータス更新により、リアルタイムに状況を把握することができる。
- 情報の永続性：すべてのタスクを検索可能な形で保存することで、タスクに紐付いた情報をまとめて確認できる。
ダッシュボードのビューはタスクの完了、未完了、期限超過や誰がいくつのタスクを担当しているかなど一覧で確認できて便利です。
Asanaの活用
Asanaは自由度が高く、様々なものを管理することができます。
具体的な一例としては以下のようなことができます。
- 案件パイプライン管理：商談のステージごとの進捗をボード表示で視覚的に管理
- 開発プロジェクト管理：各プロジェクトの担当、期日、進捗状況を一元管理
- 議事録管理：個々の打ち合わせをタスクとして内容や時系列などを管理
- 問い合わせ管理：一般公開のフォーム機能を使って、お客様からの問い合わせを対応状況を含めて管理
- 社内依頼管理：社内限定のフォーム機能を使って、社内からの依頼事項をTo-Doとして管理
Asanaを使った1日のルーティーンをkusuminさんが紹介しているので、ぜひご覧になってください。
今回はこの中から私が作った営業担当から営業事務に資料作成を依頼する活用法を紹介させていただきます。
営業が作るAsanaフォーム
そもそも営業担当の私がなんでAsanaフォームを作ったかというと、たしかに情シスなどが用意してくれた環境を使っていくというのもいいと思います。
でも、細かい依頼に必要な情報などは現場でまわしているメンバーのほうがよく分かっているということもあります。
だから営業内での依頼などは自分たちが作るのが一番いいのではないかと思ったのがきっかけでした。
Asanaのフォームとルールの基本的な使い方については以前の投稿できうちさんが紹介していて私が作成するときも参考にしたので、ぜひご覧になってください。
今回は以前の記事では紹介しきれていなかったブランチ機能やフォームと連携させたルールの使い方を中心に紹介しようと思います。
ブランチの必要性と作り方
例えばですが、書類作成をお願いするとしても、それが「何の商材なのか」「作る書類は何なのか」「どんな情報を載せるか」など様々です。
それらの項目を全て列挙すると、とても項目の多い使いづらいフォームになってしまうのは想像できるかと思います。
それを解決するのがブランチとなります！
使える条件は選択式のフィールドが必要ということになり、その選択に応じて、その後に表示されるフィールドを変えることができる機能となります。
具体的な作成方法を以下に紹介します。
フォームの作成画面右側の「新しい質問」から質問を追加して、接続するフィールドを選びます。
今回は事前に作成しておいた単一選択フィールドの「依頼内容」を選択しました。
そうするとフィールド作成時に設定していた選択オプションが表示されます。
ここで選択オプションの右側のアイコンをクリックしてみてください。
これで今、作成した依頼内容の質問の下にブランチが表示されたはずです！
ここからはブランチの中に新しい質問を追加していけば、書類作成に関連した質問のみが表示されていきます。
実際に少し作り込んだフォームの実際の動きを見ていきたいと思います。
依頼内容で「書類作成」を選択してみると、その後に作成したいサービスと書類の選択項目が表示されます。
それでは今度は依頼内容を「予定確保」にしてみましょう。
そうすると続く質問が確保したい日とメールアドレスに変わります。
このようにフォームに回答する人が適切に入力するべき項目が出てくることで迷わずスピーディーに対応できる工夫ができるのがブランチとなります。
入力項目が増えれば増えるほど効果を発揮しますので、ぜひ使ってみてもらいたい機能です！
フォームと連携したルールの使い方
現行バージョンのAsanaではタイミングと条件と実行アクションをそれぞれ設定することができるようになっています。
フォームと連携させる場合は、タイミングの設定が必要となります。
左画面のタイミングを選択した状態で、右側の項目から「タスクのこのプロジェクトへの追加」を選んでください。
そうするとソースを選択することができるので「フォームの送信」を選択してください。
更に質問が追加されプロジェクト内で作成したどのフォームからの送信だったかを選択できるようになります。
これで、このルールは「営業」という名前のフォームから送信されて作られたタスクにのみ動作するようになりました。
あとは普通にルールを作るのと同様に条件と実行アクションを決めていきます。
今回は依頼内容によって、違う担当者を自動で割り当てる設定をしてみたいと思います。
ここまで設定したら右上の保存ボタンをクリックすることでプロジェクトにルールが適用されます。
これで入力する人はブランチ機能で迷わず入力できるフォームから、受け取る側も依頼内容に応じて、ルール機能で自動的に担当者がアサインされる環境ができあがりました！
まとめ
コミュニケーションの課題解決の方法からAsanaの便利な使い方を紹介しました。
日々のちょっとした「仕事のための仕事」や「煩雑な手順」などは積み重なると大きな時間のロスになってしまいます。
リモートワークでは文字でのコミュニケーションがどうしても多くなってしまうので、できる限り簡単に、且つ抜け漏れがないようにやり取りをできることが理想だと思います。
皆さんもぜひ営業担当の自分にも簡単に設定できてしまうAsanaで業務効率化にチャレンジしてみませんか？
明日3日目はkusuminさんによるエントリとなります。お楽しみに！
