24/12/20 9:00

【Asana】1人経理のタスク管理術

こた

みなさまはじめまして、こんにちは！

ネクストモード株式会社で経理を担当しておりますこたです。

ネクストモード株式会社では、設立時より基本的に全員フルリモートで働いています。

就業場所に関しての制限は特に設けてはおらず、ワーケーションや自宅以外からの業務も推奨しています。

働き方は『自由に楽しく効率よく』。社員一人ひとりが自分にマッチした働き方を見つけることができます。

今回のアドベントカレンダー企画では、そんなネクストモードの働き方＝フルリモート業務を実現するためにSaaSをどのように活用しているか、

また働き方のベースとなっている『ネクストモードのカルチャー』をどのように絡めて日々業務を遂行しているかについて

メンバー個々のユースケースや実践例、想いなどを様々な切り口でご紹介します。

突然ですが『経理』と聞くと、みなさまはどんなイメージが思い浮かびますか？

「領収書とにらめっこをしながらいつも電卓を叩いている」とか「1人でモクモクと作業している」などでしょうか？

（だいたいは合っていますが、ほとんどが暗い…）

会社の数字をまとめる業務のため、実は色んな方と連携したり、情報共有をしながら業務を進めていくのが経理だったりします。

今回は私の業務を進める中で、非常に重要な『タスク管理』にフォーカスを当ててお話をさせていただきます。

タスク管理と言えば、私の推し『 Asana 』です！

まず、私が抱えるタスクは、どんなカテゴリーのものがあるのか整理をします。

複数のカテゴリーに該当するタスクもあったりしますが、ざっくり分けると、こんなカテゴリーになるでしょうか。

今回は、前述した中でも『依頼をしてくれたチームのみんなにも進捗状況を共有したいタスク』と『年に数回しか発生しないタスク』について、実際にどのように運用しているのかをご紹介します！

- まず前提として、ネクストモードでは各担当者に請求書が届き、検収完了後に各担当者が支払依頼を使用して経理に支払情報を共有します。
  　
  
  🗣 ポイント：確認したい項目をフォームで色々と設定しておくと、追加確認がいらなくなるので効率よく業務を進められます！

- 支払依頼の担当者は私なので、私のタスクとしてAsanaに蓄積されていきます。
  
  🗣 ポイント：今月どれくらいの支払件数があるのか一目でわかるので、このタスクをさばくのにどれくらいの稼働がかかるかなどスケジュールも立てやすいです！
- タスクの内容について追加で確認したい事は、入力者宛にメッセージを送りタスク内で履歴が見れるようにします。
  
  🗣 ポイント：Asana のコメント履歴には、会話された記録以外にも『いつ・だれが・どんな処理をしたか』がきちんと記載されるため、監査時の証跡にもなりますし、次回同じような事案があった時のナレッジにもなります！

少し余談ですが…

Asana でタスク管理をする前は、Slack で依頼専用のチャンネルを作成し、支払依頼を受けていました。
しかし、依頼件数が増えてくるとドンドン流れてしまい、対応漏れが発生するように…

Asana でタスク管理をするようになってからは、対応漏れもなくなり、経理への問い合わせも格段に減りました！

こちらでご紹介した Asanaフォーム機能については、きうちさんやほりさんが詳しくブログを書いているので、ぜひ一緒に読んでみてください！

年に数回しか発生しないタスク
- 年間で数回しか発生しないけれど、とても大事なタスク（私の業務だと納税など）は Slack と連携をして通知されるように設定をします。
  私の場合は、45日前に自分のDMへ通知して、30日前にチームチャンネルに通知するように設定しています。
  🗣 ポイント：ルール設定の『期日の接近』で、〇日前にSlack（DMやチャンネル）に通知する設定を入れておくと、より対応漏れ防止になります！