SaaSで実現する営業事務の業務：ネクストモードのバックオフィスから

当エントリは『ネクストモード フルリモート業務を実現するSaaS活用＆カルチャー Advent Calendar 2024』10日目のエントリです。

こんにちは、はじめまして！！
ネクストモード株式会社のイワシ🐠です。

ネクストモード株式会社では、設立時より基本的に全員フルリモートで働いています。

就業場所に関しての制限は特に設けてはおらず、ワーケーションや自宅以外からの業務も推奨しています。

働き方は『自由に楽しく効率よく』。社員一人ひとりが自分にマッチした働き方を見つけることができます。

今回のアドベントカレンダー企画では、そんなネクストモードの働き方＝フルリモート業務を実現するためにSaaSをどのように活用しているか、

また働き方のベースとなっている『ネクストモードのカルチャー』をどのように絡めて日々業務を遂行しているかについて

メンバー個々のユースケースや実践例、想いなどを様々な切り口でご紹介します。

はじめに

改めまして、こんにちは。

簡単に自己紹介をさせていただきますと、私 イワシ は、創立時からバックオフィス担当としてネクストモードで働いております。
主な業務は営業事務です。

IT系企業で働いていますが、社内で最もITに疎いと自認しております（お恥ずかしい限りです）。
もちろんブログも初めてですので、遠くから薄目で見ていただけると幸いです。

ネクストモードブログでも多くのメンバーが紹介しているように、
ネクストモードは、様々なSaaSを活用し『クラウドであたらしい働き方を』というビジョンを掲げ働いています。

今回は、営業事務の視点からネクストモードのSaaSを活用した日常業務を少しご紹介させてください。

営業とバックオフィスの連携

営業事務は、見積等の書類作成など、営業メンバーが動きやすいように様々なサポートをすることが仕事ですので、メンバー同士の連携が大変重要になってきます。

フルリモートである事を前提に、より効率的に、そして円滑に業務を進められるように全員で工夫と改善を重ねてきました。

その中から、一番よく使う Asana と Notion について触れていこうと思います。

Asanaの活用

例えば、現在の見積作成の社内処理フローはこのようになっており、中軸にAsanaフォームが据えられています。

• • 見積書・注文書・稟議のスピード向上に向け、営業と営業事務で連携したフローにて運用中
  • 営業Input情報をAsanaフォームにて各タスクを明確化し、営業事務へ受け渡し各SaaSにて書類作成
  • 稼働削減と対応漏れを防止し、スピーディなお客様対応を実現

Asanaタスク内で進捗状況をリアルタイムで確認できるため、スムーズな連携に非常に役立っています。

さらに、フローの進行中にタスクの担当者を変更できるので、現在誰がどのステータスで担当しているのかが一目でわかるのも魅力です。

UIも使いやすく、個人的には「感謝」のスタンプや、タスク完了時に可愛い動物のキャラクターがお祝いしてくれる点も気に入っています。

ほりさんが『ネクストモード フルリモート業務を実現するSaaS活用＆カルチャー Advent Calendar 2024』2日目で、Asanaフォームの紹介をされてますので是非そちらをご覧になってください。

Notionの活用

毎週いくつかの定例ミーティングを実施し、情報共有を欠かさないようにしています。

そこで活躍するのが「Notion」の「議事録」です。

ネクストモードには「議事録ステーション」という社内全体の議事録がまとまったデータベースがあります。

• • 打合せでの議題や結論を議事録に記録することが習慣化
  • テンプレートを活用し瞬時に作成
  • 振り返りや確認、情報共有がスムーズに実現

Notionは「人・情報・業務をつなぐコネクティッドワークスペース」なのだそうですが、
文字通り、しっかり繋いでくれているなと実感しています。

議事録はテンプレートを使ってすぐに作成できるため、事前に準備をする時間がなくても安心してミーティングに参加できますし、過去の議論を振り返って確認することも簡単にできますので、非常に便利です。

また、AIが情報の所在を教えてくれる点も助かります。

Notion大好きなメンバーがNotionについても多くの情報を発信しており、直近では南さんが「議事録ステーション」についても触れてますので、興味がある方はぜひそちらもご覧になってみてください。

その他SaaSの活用

正直なところ、Okta や Netskope などは、日常に自然に溶け込んでいるため、あまり意識することはありません。

Oktaには毎日朝一でサインインするだけですし、Netskope に関しては普段特に何もする必要がありません。
ただ、守られているという安心感は絶大です。

さいごに

AsanaフォームもNotion議事録も、社内メンバーが作成してくれたものを利用しているに過ぎませんが、
ITに不安があっても、様々なSaaSなどのデジタルツールと工夫があれば、フルリモートでの営業事務業務は十分に可能です。

むしろ、新しい働き方にチャレンジすることで、業務改善のアイデアが見つかることも多いのではないかと思っております。

明日11日目はyukiさんによるエントリとなります。お楽しみに！

• ネクストモード フルリモート業務を実現するSaaS活用＆カルチャー - Qiita Advent Calendar 2024 - Qiita