当エントリは『ネクストモード フルリモート業務を実現するSaaS活用＆カルチャー Advent Calendar 2024』10日目のエントリです。
当エントリは『ネクストモード フルリモート業務を実現するSaaS活用＆カルチャー Advent Calendar 2024』13日目のエントリです。
こんにちは、ネクストモードの鮎澤です。
ネクストモード株式会社では、設立時より基本的に全員フルリモートで働いています。
就業場所に関しての制限は特に設けてはおらず、ワーケーションや自宅以外からの業務も推奨しています。
働き方は『自由に楽しく効率よく』。社員一人ひとりが自分にマッチした働き方を見つけることができます。
今回のアドベントカレンダー企画では、そんなネクストモードの働き方＝フルリモート業務を実現するためにSaaSをどのように活用しているか、
また働き方のベースとなっている『ネクストモードのカルチャー』をどのように絡めて日々業務を遂行しているかについて
メンバー個々のユースケースや実践例、想いなどを様々な切り口でご紹介します。
私に適したタスク管理を模索する日々
ネクストモードは、メンバー一人ひとりが主体性を持ち、自由な場所で快適に仕事ができる環境です。
フルリモートでこのような働き方を実現するためには、個人のタスク管理が非常に重要となります。私はネクストモードにジョインしてから3年ほど経ちますが、自分のタスクをどのツールで管理するのが効果的かずっと試行錯誤してきました。Slackのブックマークやcanvas、Asana、Notion、etc…。どのツールもタスク管理として適しているものの、なかなか習慣づけることができませんでした。模索する日々が続いていましたが、ようやく私に適したタスク管理術を見つけることができました。
それはSlackとNotionです。
SlackとNotionについて簡単に紹介をします。
Slackは、リアルタイムでチャットによるメッセージのやり取りが可能なコミュニケーションツールです。チーム内のコミュニケーションはオープンな場で行われるので、案件や実務で関わっていなくても何となく把握することができます。透明性が高いため、議論が活発になったり、お互いに助け合うことができ、ネクストモードのカルチャーにマッチしたツールとして大活躍しています。
Notionとは、人・情報・業務をつなぐコネクティッドワークスペースです。文書やタスク、ファイルなど様々な形式のデータや他アプリの情報を一箇所に集約し、それを組織の枠を超えて自由自在に共有しながら新しいスマートな働き方を実現します。
レゴブロックで好きなお城を組み立てるような感覚で、Notion上にページや画像などを配置することができます。例えば、Notionで下図のような社内ポータルを好きなように作ることができます。ネクストモードではナレッジの蓄積や情報共有のツールとして、フル活用しています。
ここからは私がSlackとNotionを使い、どのようにタスク管理しているかご紹介します。
私のタスク管理術
Slack編
Slackでは参加しているチャンネルをカテゴリー別に分けるために、セクション機能を活用しています。勤怠や部署ごとのカテゴリーや、1日に1回チェックすれば問題ないチャンネルを「デイリー」のセクションに移動することで、無駄にチャンネルを開くという動作が削減することができます。また、活発に動いているチャンネルのセクションを作ることで、仮にメンションが来なかったとしても、ちらっと覗いてタスクが割り当てられていないか確認する習慣が身につきます。
ただ、Slackはメッセージの流動性が高いため、私の場合はときどきタスクを見逃したり、忘れてしまうケースもあります。そのようなケースを防止するため、ブックマーク機能を活用しています。ブックマークは相手に共有されることはないので、あとで見返すのにとても便利です。
Notion編
Notionでは2つのデータベースを活用してタスク管理を行っています。
1つ目は案件ごとのデータベースです。このデータベース自体はシンプルで、案件名や商材、コメントを埋めています。また、チーム内で報告する際は、トピックに星マークを付けて目立たせたり稼働率を入力することで、現状の忙しさや相談事項を伝えやすくなるメリットがあります。
2つ目は案件ごとのタスク管理データベースです。
タスク管理データベースのポイントは案件名をセレクトプロパティで登録することです。何がメリットなのかというと、案件名でフィルターができる点もありますが、タスクを作成するときに非常に楽です。私の使い方としては、このタスク管理データベースを、先ほどの案件データベースのページ内にリンクドデータベースとして貼り付け、案件ごとにフィルターします。
一工夫加えることで、案件データベースのページ内で新規のタスクを作成すると案件名が自動で選択され、さらにコピー元のタスク管理データベースにも反映されます。また、私はSlackのブックマークをタスクにおこす手間を省くため、案件名のプロパティに「Slackのブックマークを見返す」を追加しています。朝や夕方頃にNotionページを確認し、ブックマークを見返すいい機会になっています。
タスク管理データベースを作ることで、タスクの優先順位付けや漏れの防止に役立ちます。また、Notionのチャート機能を利用することで、どの案件のタスク数が割合として高いのか、グラフで確認することができます。案件データベースの稼働率の数値を裏付けるデータとして非常に有用です。
まとめ
私のタスク管理術についてご紹介してきました。SlackのブックマークやNotionのデータベースを活用することで、タスクの見逃しが減りましたし、チームへの情報共有も格段に楽になりました。また、「タスクを忘れずに覚える」という脳のリソースも削減されたので、目の前の仕事に集中できるようになった気がします。フルリモートでは自身のタスク管理だけでなく、共有する方法も必要なスキルだと思いますので、本ブログが参考になれば幸いです。
明日14日目はsobarさんによるエントリとなります。お楽しみに！
