みなさま、こんにちは！
ネクストモードで営業事務を担当しております、せきねです。
営業事務の仕事をしていると、どうしても「あの案件、今どうなってる？」といった確認や、必要な資料を探すことに時間を取られがちですよね。
そこで今回は、私たちの業務に欠かせないタスク管理ツールであるAsanaについて、日々どのような使い方をしているかご紹介させていただきます。
「進捗確認で時間がかかる」「情報探しで疲れる」といったみなさまの悩みを解決するヒントになるかもしれません！
そもそも、Asanaにはタスクの表示形式がいくつかありますが、「リストビュー」は、タスクをExcelのように一覧表で管理できる表示形式のことです。
私たち営業事務がリストビューを愛用するのは、タスク名、期限日、担当者、カスタムフィールド（案件の状況など）といった重要な情報を一画面で確認できるためです。
今回ご紹介する活用術は、このリストビューが持つ「一覧性と整理のしやすさ」を最大限に引き出す方法です。
弊社のAsana運用では、「タスクの担当者」をそのタスクの「ボールを持っている人（次のアクションを取るべき人）」と定義することで、誰が動くべきかを明確にしています。
リストビューを使う上で、営業事務の視点からもこの運用は最も直感的で、タスクの取りこぼしを防ぐ上で非常に有効です。
このシンプルなルールをみんなで徹底するだけで、タスクの迷いがグッと減り、自分の作業に集中できるようになります。
「誰のボールか」という土台が明確になれば、次は「今日やるべきこと」を判断するだけです。営業事務にとって、自分の優先タスクを瞬時に把握することは、集中力と生産性を高める基本です。
新しい設定を覚える必要はありません。普段使っている「未完了タスク」に、もう一つクイックフィルターをONにするだけで、専用の「ToDoリスト」を完成させることができます。
以下の2つの標準フィルターを組み合わせるだけで、迷いがなくなります。
弊社のAsana環境では、並べ替えがすでに「期限日（昇順）」に設定されています。
このため、「未完了」と「自分のタスクのみ」をONにするだけで、リストは自動的に締め切りが近い順に整理されます。
つまり、特別な操作は不要で、リストの最初から対応していくのが「今日の最優先事項」となります。
自分のToDoリストが整理できても、タスクを開いた先で情報がバラバラだと、またムダな検索時間が生まれてしまいます。
Slackやメール、共有フォルダを横断して情報を探すのは、時間と労力がかかる作業です。
この課題を解決するため、弊社では、タスク自体を「案件のすべての情報が集まるハブ」にすることを意識し、営業、営業事務の全員でタスク情報を更新しています。
今回ご紹介したAsana活用術は、一見、私たち営業事務のために最適化されているように見えるかもしれません。（実際、依頼フォームなど、営業事務のために最適化してもらっているものもとても多いのですが…笑）
しかし、「自分のToDoリストを明確にする」「情報検索の手間をなくす」「集中できる環境を整える」という3つの柱は、どの立場・職種の方にも共通して必要ではないかと思います。
Asanaは多機能なツールですが、まずは「標準機能」と「シンプルなルール」を徹底するだけで、今日からすぐに業務の改善につながります。
この記事でご紹介した方法をぜひ試して、ムダな情報探しから解放され、本来の業務に集中できる環境を整えていただけると嬉しいです！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。