はじめに ネクストモードの南です。 Notionのデータベースオートメーションでアクションの定期実行ができるようになったので紹介していきます。
はじめに
ネクストモードの南です。
先日データベースオートメーションでアクションの定期実行ができるようになったというアップデートを紹介しました。
今回はアップデートを使ったユースケースを紹介します。
アップデートの詳細については以下にまとめていますのでご参考ください。
やりたいこと
データベースのページを定期的に作成したい場合、データベーステンプレートの繰り返し機能を使用するケースが多いと思います。
しかし、データベーステンプレートの日付プロパティは作成時の日時しか設定することができず、未来の日付を動的に反映することができませんでした。
- データベーステンプレートの日付プロパティの値
→ 動的に設定できるのは今（複製時の時間）まはた今日（複製時の日付）
議事録を使用していると、「2日後のミーティングの議事ページを事前に作成しておきたい」「参加者に余裕をもって議題を記入してもらいたい」といったニーズがあります。
明日以降のミーティングでも議事ページの作成と日付プロパティの反映が自動でできると非常に便利です。
設定方法
冒頭に触れたデータベースオートメーションのアクションの定期実行を使って設定します。
このアップデートにより、「議事録データベースに新しい議事ページを毎週作成する」といったワークフローが実現できるようになりました。
さらに、データベースオートメーションでは数式や変数が使用できます。
今回は数式と変数を使って未来の日付の値を取得し、日付プロパティに入力する、ということをやっていきます。
データベースオートメーションにおける数式と変数の利用については、以下のブログで解説していますのでぜひご参考ください。
以下の手順では「毎週金曜に開催されるミーティングの議事録を、前日の木曜AM9:00に作成する」という想定で設定します
まずはトリガーの設定です。
- データベースオートメーションの設定画面から新規トリガーをクリックし、〜ごとをクリック
- 任意の実行頻度を選択
続いて、開催日用の変数を作成し、ページ作成のアクションを追加します。
- 新規アクションをクリック→変数を定義を選択
- 変数の入力画面で変数の名称（ここでは「開催日」）を入力し、Σマークをクリック
- 数式の入力画面が開くので、以下を入力
補足：dateAdd()関数でトリガーした日付の翌日を計算し、変数に入れる
- アクションを追加からページを追加をクリック（変数のアクションの下に追加）
- オートメーションを設定しているデータベースを選択し、任意でテンプレートを指定
- 日付プロパティに変数「開催日」を指定、任意で他のプロパティも指定する
補足：ページタイトルに変数「開催日」を追加すると、日付の@メンションを入れることができる
最後に通知のアクションを追加します。
- アクションを追加から通知を送信をクリック
- 通知先のユーザーとメッセージを入力
実際にオートメーションがトリガーされると、以下のようにページ作成と通知が動作します。
今回は翌日の日付にしましたが、dateAdd()の2番目の引数次第で調整することができます。
- 作成された議事ページ
- 通知
まとめ
データベースで未来の日付のページを定期的に自動作成する方法を紹介しました。
データベースオートメーションに定期実行のトリガーが登場したことで、オートメーションの活用シーンがますます広がりました。
アイディア次第でいろんな業務の効率化につなげることができるので、ぜひ試してみてください。
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