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【Notion】オートメーションで数式と変数を使う

はじめに


ネクストモードの南です。

Make with Notion 2024では多くのアップデートが発表されました!
今回はその中から、オートメーションの数式対応について紹介していきたいと思います。

また、以下のブログではMake with Notion 2024の基調講演をレポートしています。
今回発表されたアップデートも紹介していますのでご参考ください。


数式と変数を使ったオートメーション


数式データベースオートメーションボタンに対応しました。

これまで数式はデータベースに数式プロパティを使用して他のプロパティなどの計算処理を実行することができました。
今回のアップデートでオートメーションのフローの中でも数式を活用したり、変数として定義することができるようになっています。
具体的なユースケースは後ほど紹介しますが、より複雑なワークフローの自動化が実現できるようになりました。

数式の概要や使い方については以下をご参考ください。

また、データベースオートメーションとボタンについては以下をご参考ください。

使い方


数式はデータベースオートメーションまたはボタンのワークフロー上で、アクションとして使用できるようになっています。

試しにデータベースオートメーションの編集画面でプロパティを編集を追加し、任意のプロパティを選択してみます。
すると、メニューにカスタム数式が選択できるようになっています。
カスタム数式
をクリックすると入力画面が開き、任意の数式を記述することができます。

  • 新規アクションをクリック→プロパティを編集→任意のプロパティを選択
    カスタム数式をクリック
    notion-automate-actions-with-formulas
  • 数式の入力画面
    notion-automate-actions-with-formulas 1

データベースの数式プロパティと同様に、プロパティを参照したり関数を扱うことができます。
また、ワークフローをトリガーしたユーザー・ページ・日付を参照したり、@メンションで個別のユーザー・ページ・日付を使用することもできます。

  • 例:「申請種別」の値ごとにユーザーを「担当者」プロパティに設定する
    notion-automate-actions-with-formulas 10

上の例を数式を使わずに実現しようとした場合、申請種別(条件分岐)ごとにオートメーションを作成する必要がありましたが、
数式を使うことで一つのオートメーションで実装できるようになりました。

また、新しいアクションとして数式を使って変数を作成できるようになりました。
こちらは任意の値や数式を変数として定義して、他のアクションで呼び出すことができる機能となります。

  • 新規アクションをクリック→変数を定義を選択
    notion-automate-actions-with-formulas 3
  • 変数の入力画面
    Σマークをクリックで数式の入力画面、@マークをクリックでユーザーやページをメンション
    notion-automate-actions-with-formulas 7

変数でもデータベースのプロパティを参照したり、関数を使って値を計算することができます。
また、複数の変数を作成したり、別の変数内で参照することも可能です。

  • 例:「申請種別」の値ごとにユーザーを変数「割当担当者」に設定する
    notion-automate-actions-with-formulas 11
  • 例:「開始時間」と現在時刻の差分を計算し、変数「所要時間」に代入する
    notion-automate-actions-with-formulas 13

変数を使わずに個々のアクションの中で同じ処理を記述しても問題ないですが、変数として作成しておけば繰り返し使用することができます。
また、数式やワークフローの可読性も上がるのでメンテナンスがしやすくなる効果もあります。

特に分岐処理が複雑になりがちなifs()if()関数を使用する場合には、変数に記述をした方が使いやすいと感じます。

  • 例:変数「割当担当者」をプロパティ編集と通知のアクションで使用する
    notion-automate-actions-with-formulas 17
  • 例:変数「所要時間」をプロパティ編集と通知のアクションで使用する
    notion-automate-actions-with-formulas 15

また、数式は新しくリリースされたメール送信のアクションでも使用できます。
数式や変数を使えば柔軟に通知内容をカスタマイズすることができるので、より実用的な業務フローを作成することができます。

notion-automate-actions-with-formulas_8

他にもアイディア次第でいくらでも応用が効くと思いますので、ぜひ色々と試してみていただければと思います。

まとめ

Make with Notion 2024で発表された数式と変数を使ったオートメーションの新機能について紹介しました。

数式や変数を活用することでより複雑なワークフローの自動化が可能になり、業務を効率化することができるようになりました。
非常に応用が効く機能ですので、さまざまなユースケースに応用してみてください。

今後も新機能の情報を随時公開していきますのでぜひご期待ください。

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