【Notion】議事録のテンプレートでボタン機能を活用する

はじめに

ネクストモードの南です。

先日Notionのボタン機能がリリースされました！
さっそくネクストモード内でもボタン機能を色々試していますが、その中でも有用そうな活用事例を紹介したいと思います。

ボタン機能

従来はテンプレートボタンという名称になっていましたが、アップデートが色々と入って新しい機能としてリリースされました。
Notionだけで簡単なワークフローが組み立てられるようになっており、今後さらに機能が拡張されていくことが期待されます。

ボタン機能の概要や使い方は以下の公式のページをご参考ください。

議事録のテンプレートでボタン機能を活用する

議事録をNotionのデータベースで運用しているケースは多いと思います。
ネクストモードでも社内の議事録はデータベースでまとめていますが、今回リリースされたボタン機能を以下のようにデータベースのテンプレートに組み込んでみました。

• • 1. 出席者をグループ単位で一括反映するボタン
  • 2. 会議日を本日の日付で反映するボタン

また、議事録のデータベースでは用途の異なるテンプレートが複数あるため、これらのボタンを同期ブロックに入れて、どのテンプレートでも共通で使用できるようにしています。
こうしておけばボタンの配置も楽ですし、ボタンを修正する時もいずれかのテンプレートで変更を反映すれば同期されるので、メンテナンスも非常に楽になります。

ご注意
ご紹介しているようにテンプレートに同期ブロックを配置すると、テンプレートから作成したページが全て同期されるため、同期数が非常に多くなります。
一旦社内で運用していますが、同期数が多いことで挙動がおかしくなった場合には続報としてお伝えします。
同じ構成で運用する場合も、こちらの内容をご認識頂いた上でご利用ください。

出席者をグループ単位で一括反映するボタン

ボタンの設定は以下のようになります。
それぞれのグループ（部署やチームなど）でボタンを1つ作り、所属するメンバーをあらかじめ登録しています。
また、操作実行前に確認画面を出す形にしています。

• ボタンの設定
  
• 確認画面
  

ボタンを実行すると、登録していたメンバーが[参加者]のプロパティに一気に反映されます。

会議日を本日の日付で反映するボタン

ボタンの設定は以下の通りです。

• ボタンの設定
  

ボタンを実行すると[会議日]のプロパティに本日の日付が反映されます。

まとめ

新しくリリースされたボタン機能の活用ケースを紹介させていただきました。

ボタン機能は現時点でも色々と使えるシーンが多いですが、今後さらに機能が拡張されていくのではないかと非常に期待しています。
今後も有用な活用事例や新しい機能は積極的に展開していきたいと思います。

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