はじめに

こんにちは、ネクストモードの眞鍋です。

NotionのエンタープライズプランにてLegal Hold（訴訟ホールド）機能が新たにリリースされました。

本機能を活用することで、法的な目的で必要となる重要な文書を保護することが可能になります。
以下で詳しく機能をご紹介します。

また、本機能は組織の管理機能の一部となります。
組織の概要や設定方法については以下をご参考ください。

• 【Notion】組織レベルの管理機能がリリースされました

Legal Hold（訴訟ホールド）機能とは

まず「訴訟ホールド」とは、訴訟や司法調査が予測される場合に、「関連する可能性のある情報を改変しないようにする」処置のことを指します。

今回の訴訟ホールド機能のリリースにより、Notionの機能でこの訴訟ホールドが行えるようになりました。
具体的な機能について、以下に記載します。

• 対象者の指定
  • ワークスペースのオーナーは、特定のオーナー・メンバー・ゲストを訴訟ホールドの対象として指定できます
• 訴訟ホールド範囲の指定
  • 訴訟ホールドの対象とするアクション（以下の3パターン）、及び日付の範囲を指定できます
    1. 閲覧・編集・作成
    2. 編集・作成
    3. 作成
• データの保全
  • 対象者がページを編集・削除しても、そのデータはシステム上に保持され、後からアクセス・エクスポートできます

公式のガイドは以下です。
なお、組織及び訴訟ホールドはエンタープライズプランでのみ利用できる機能ですのでご留意ください。

• 訴訟ホールド - Notion ヘルプセンター

Legal Hold（訴訟ホールド）機能の使い方

訴訟ホールドの作成

1. 組織の管理者コンソールから、「データとコンプライアンス」メニューを開き、訴訟ホールドをクリックします。
2. 「ホールドを作成する」をクリックし、「訴訟ホールドを作成」ダイアログに設定値を入力後、「訴訟ホールドを作成する」をクリックします。
3. 訴訟ホールドが作成されました。

ホールドしたページの確認・エクスポート

1. 作成した訴訟ホールドをクリックし、訴訟ホールドの管理画面を開きます。
2. 左メニューの「コンテンツを見る」をクリックすると、ホールド（保持）されているページの一覧を確認できます。
3. 対象のページを選択し、「ホールドをエクスポート」をクリックします。
4. 「訴訟ホールドをエクスポート」ダイアログにて、ファイル形式を選択後、「ページをエクスポート」をクリックします。
5. 左メニューの「エクスポート」をクリックすると、エクスポート準備が完了したページの一覧を確認できます。
   下記キャプチャのアイコンをクリックすることで、ローカルへのエクスポートが実行されます。

さいごに

今回は、NotionのエンタープライズプランでリリースされたLegal Hold（訴訟ホールド）機能をご紹介しました。

日々の業務ではあまり意識することのない機能かもしれませんが、企業のコンプライアンス体制を構築し、万が一の法的リスクに備える上で、この機能の存在と使い方を理解しておくことは極めて重要です。

エンタープライズプランを利用している企業の法務・コンプライアンス担当者や情報システム管理者は、ぜひ一度、この機能の存在を確認し、緊急時に迅速に対応できる体制を整えておくことをお勧めします。

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