ネクストモードの南です。
先日Notionのエンタープライズプランにおいて管理対象ユーザーを制御する機能がリリースされました。
今回は管理対象ユーザーの機能の1つである管理対象ユーザーダッシュボードについてレポートさせていただきます。
管理対象ユーザーは検証済みのメールドメインを使用して作成されたアカウントを持つユーザーを指します。
今回リリースされた機能では、ワークスペースオーナーが管理対象ユーザーとなっているアカウントに関する情報を
確認したり、設定を制御することができるようになりました。
実際にNotionを企業で利用している管理者のフィードバックを反映しているとのことで、
実用的な機能になっていると感じます。
以下が本機能を使用する条件となります。
使用する際はこちらの条件を満たしているかご確認ください。
また、Notion公式のドキュメントと、管理対象ユーザーダッシュボード以外を解説したブログを公開しているので
こちらも一緒にご参考ください。
今回レポートする管理対象ユーザーダッシュボードは、管理対象ユーザーの機能の1つとしてリリースされました。
検証済みドメインのメールアドレスを使用しているユーザーアカウントを対象に、アカウントの情報を確認したり
設定を変更することができます。
ダッシュボードへのアクセスは、サイドバーの[設定]をクリックし、[認証とプロビジョン]から
「管理対象ユーザーダッシュボード」の[ダッシュボードを表示]をクリックします。
ダッシュボードの画面では以下のように管理対象のユーザーアカウントの一覧が表示されます。
一覧の画面では検索フィールドによるユーザー名などの検索や、ワークスペースと二段階認証の方法による
フィルタリングをかけることもできます。
各ユーザーアカウントの[…]をクリックすると、ユーザーアカウントに対するアクションのメニューが表示されます。
[詳細を編集]をクリックすると、各ユーザーアカウントの設定情報の編集画面が表示されます。
こちらの画面では以下のようなアクションを取ることができます。
[詳細を編集]から実行できる各アクションについては次の項目で解説します。
管理対象ユーザーダッシュボードで実行できる操作のうち、いくつかピックアップして操作手順やポイントを解説していきます。
ユーザーの一時停止という操作（状態）は今回新しく登場しました。
一時停止されたユーザーアカウントは以下のような状態になります。
- 一時停止されたユーザーは、所属するワークスペースの課金対象ユーザーとしてカウントされる状態で残ります。
- 一時停止されたユーザーのコンテンツとコメントは通常どおり表示され、設定したインテグレーションも
引き続き機能しますが、プロフィール画像はグレーの取り消し線が引かれたシルエットとして表示されます。- 他のユーザーは、一時停止されたユーザーとのページの共有や@メンション、一時停止されたユーザーの
ワークスペースやチームスペースへの追加は引き続き可能です。- 一時停止されたユーザーは、ログイン、通知の受信、これらのリソースへのアクセスができなくなります。
停止が解除されるとこれらが表示されるようになります。
- Notion 管理対象ユーザーより
利用シーンとしては、セキュリティ上の問題があるユーザーアカウントを管理者側で強制的に利用停止する、
といったケースが想定されます。
実際に操作をしてみます。
一時停止したユーザーアカウントは、ダッシュボードの[アクティブ]のタブでは表示されなくなり、
代わりに[一時停止]のタブで表示されるようになります。
一時停止されたユーザーアカウントは強制的にログアウトされます。
また、その後ログインしようとしてもアカウントが停止された旨のメッセージが表示され、ログインすることができなくなります。
（アカウント自体の停止のため、どのワークスペースにも入れない）
一時停止を解除する場合は、ダッシュボードの[一時停止]のタブから対象のユーザーアカウントの[…]をクリックし、
[ユーザーの一時停止を解除する]をクリックします。
ユーザーアカウントの以下のプロフィール情報を管理者（ワークスペースオーナー）側で変更することができます。
なお、SCIMによるプロビジョニングを有効化している場合には、Notion側でプロフィール情報を
変更することは推奨されません。
仮にNotion側で変更したとしても、IdP側との情報に差分がある場合には上書きされてしまうのでご注意ください。
ユーザーアカウント側でプロフィール情報を見てみると、設定が反映されていることが確認できます。
ユーザーアカウントが参加しているワークスペースについて、管理者（ワークスペースオーナー）側で削除をすることができます。
まず、サポートアクセスについて補足します。
Notionのサポートに問い合わせやトラブルシューティングを依頼する場合、サポートチームがアカウントの
情報にアクセスすることを求められるケースがあります。
サポートチームがアカウントの情報にアクセスするためには、ユーザーアカウント側で明示的に許可をする必要があり、
そのための設定がサポートアクセスとなります。
普通にNotionを使う分には意識しない設定なので、ちゃんと認識していなかったというケースもあるかと思います。
サポートアクセスの有効化・無効化は各アカウントで設定できます。
以下の操作で各ユーザーアカウントのサポートアクセスの有効化・無効化をワークスペースオーナーで
制御することができます。
新しくリリースされた管理対象ユーザーダッシュボードについてレポートさせていただきました。
管理者側でユーザーアカウントの情報確認やコントロールできる範囲が広がり、ガバナンスの観点で非常に
有用なアップデートだと思います。
今後も引き続きアップデートや有用な情報についてはレポートさせていただきます。
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2023年01月01日現在)
Notion導入を検討の際は是非下記からお問い合わせ頂けますと幸いです。