こんにちは、ネクストモード株式会社 テクニカルサポート担当です。
Notionはミーティングノートやプロジェクト管理など便利な機能が多く、創造性を刺激してくれるツールだと感じています。今回は、Notionのデータベース機能とページレベルのアクセス権限を活用し、簡易的な承認フローを実現できないか試行錯誤した結果をご紹介します。
今回は「作業チケット」を例に、「承認者」と「作業者」をそれぞれ指定して進めるシンプルな承認フローを作りました。
また、Okta WorkflowsなどのiPaaSを使って、ボタン操作の内容がコメントにも自動で残るようにしています。
ページ単位のアクセス権限を活かすために、編集できる人を制御する「アサイン」プロパティを用意し、作成者とアサインされたユーザーだけが編集できるように設定しています。
ステータスは進行中に承認待ちと承認済み/作業待ちを作成しています。
ステータスが「承認待ち」になると「アサイン」プロパティに「承認者」プロパティのユーザーを反映する設定を行なっています。
承認者自動アサインと同様に作業者自動アサインと作業完了時のアサインクリアも作成します。
「設定した値」の数式
承認ボタンを押すとコメント用の文章を一度、ステータス履歴プロパティに作成し、その内容含めてOkta WorkflowsにWebhookで送信します。Okta Workflowsでは送られてきたステータス履歴プロパティの内容をAPIエンドポイント https://api.notion.com/v1/comments を活用しコメントとして残しています。Webhook送信後はステータス履歴プロパティをクリアします。
承認ボタンのプロパティと同様に作業完了ボタンのプロパティにも同様のオートメーションを作成します。
以下では「承認者」や「作業者」の目線を中心にステータス変更の前後でどのような挙動となるかを確認してみます。
アサインプロパティから作業者プロパティのユーザーが反映されることで承認者である自分は編集不可となっていることがわかります。
アサインプロパティに作業者プロパティのユーザーが反映されることで編集可能となっていることがわかります。
作業者：アサインプロパティが空欄となるため、このチケットを編集できなくなります。
今回紹介した仕組みでは、NotionのDBプロパティとページレベルのアクセス権限（編集可能者の制御）を組み合わせることで、作業チケットの作成から完了までの間に、承認者・作業者それぞれの操作や進捗を追跡しやすい、簡易的な承認フローを実現できました。
具体的には、ステータスの遷移に合わせて編集可能者（アサイン）を切り替えることで、承認フェーズでは承認者のみが操作でき、承認後は作業者のみが作業完了まで進められる状態を実現しました。結果として、「誰が・いつ・どの状態で操作したのか」をチケット単位で整理しやすくなりました。
これにより、ワークフロー専用ツールを新たに導入しなくても、Notion単体の機能とiPaaS連携を組み合わせることで、「最低限の承認プロセス」と「監査に近いログ」を比較的シンプルに両立できます。小さく始めて、対象業務や関係者が増えたタイミングでプロパティやステータスを拡張していける点も、Notionならではのメリットだと感じました。
一方で、操作ログをコメントとして自動で残すことは、現時点のNotion標準オートメーションだけでは実現できなかったため、今回は外部ツール（Okta Workflows）を利用しています。運用上の注意点や、より手間を減らす改善案については、また別の機会に整理してご紹介できればと思います。
この記事が、みなさんのNotion運用のアイデアや改善のヒントになれば幸いです。
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2023年01月01日現在)
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