はじめに ネクストモードの南です。 今回は複数のワークスペースやチームスペースを持つNotionの環境において、スペース間でコンテンツを同期させる方法とユースケースを紹介していきたいと思います。
はじめに
ネクストモードの南です。
今回はNotionのデータベーステンプレートを特定のメンバーのみ表示したり編集できるようにする方法を
紹介していきます。
やり方
データベーステンプレートを使うと、データベースに定型フォーマットのページを簡単に作成できるようになります。
例えば定例の議事録やチーム内のタスク、日報などのように繰り返しページを作成していくケースでは
ページ作成の手間も省けますし、項目などの形式を統一できるので運用もしやすいです。
ただ、運用するデータベーステンプレートの数が多くなってくると、見た目がごちゃごちゃして
テンプレートが選びにくくなってしまいます。
自分が使わないテンプレートが多かったりすると正直邪魔くさいですね。
- ごちゃごちゃして使いにくい・・・
そこで、データベーステンプレートにアクセス権限をつけて、特定のメンバーやグループにのみ表示するようにしてみます。
- 見た目がスッキリ、使いやすい！
やり方は通常のページのアクセス権限の設定と同様です。
- データベースのドロップダウンメニューをクリックし、対象のテンプレートの…をクリック
- 編集をクリックする
- テンプレート右上の共有をクリックし、メンバーやグループごとにアクセス権限を設定する
アクセス権限の設定でアクセス不可を選択すると、アクセス不可となったメンバーにはテンプレートが
表示されないようになります。
- 例：部署ごとにテンプレートのアクセス権限を変える
営業グループメンバーの見え方
開発グループメンバーの見え方
また、通常のページと同じようにコメント権限や読み取り権限を設定することができるので、
データベーステンプレートを一部のメンバーにしか編集させない、という設定にすることもできます。
（コメント権限や読み取り権限しか持たなくても、テンプレートを使ってページを作成することはできます）
- コメント権限・読み取り権限のテンプレート
→ 編集、複製、繰り返しの操作ができない
補足ですが、データベーステンプレートから作成したページはデータベースのアクセス権限を引き継ぎます。
（データベーステンプレートに設定したアクセス権限はページには引き継がれない）
- アクセス権限を変更したテンプレートから作成したページ
→ 親ページ（データベース）と同じアクセス権限となっている
特定のチームや個人でしか使わないデータベーステンプレートがたくさんある、という場合には
今回のようにアクセス権限で整理すると利用者から見て使いやすいものになると思います。
他にもテンプレートの運用方法としては、よく使うテンプレートはボタンから使用できるようにしておく
というのも有効です。
使いやすいデータベースを目指して上手く組み合わせてみてください。
まとめ
今回はNotionのデータベーステンプレートを特定のメンバーのみ使用できるようにする方法を紹介しました。
小ネタでしたが、データベーステンプレートが多くて運用に困っている、という場合にはご参考にしていただけると幸いです。
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