24/11/05 11:50

【Notion】オートメーションでメール送信を使う

南栄樹

はじめに

ネクストモードの南です。

Make with Notion 2024では多くのアップデートが発表されました！
今回はその中から、データベースオートメーションのアクションとして追加されたメール送信について紹介します。

また、以下のブログではMake with Notion 2024の基調講演をレポートしています。
今回発表されたアップデートも紹介していますのでご参考ください。

オートメーションのメール送信

データベースオートメーションの新しいアクションとしてメール送信が追加されました。

データベースオートメーションは、特定の条件に応じてデータベース内のプロパティを変更したり、ページを追加したりできる機能です。
今回のアップデートにより、オートメーションのフローにメール送信による通知を組み込むことが可能になりました。
タスクのステータス変更や優先度の高いチケットの追加といった重要な動きに対してメール通知を適用すれば、変更があったタイミングで迅速に把握することができます。

また、同時にリリースされたオートメーション内の数式やフォーム機能とも連携させることができます。
連携の例については本記事内でも紹介させていただきます。

データベースオートメーションについては以下をご参考ください。

データベースオートメーション - Notionヘルプセンター

また、新機能のオートメーション内の数式とフォームについては以下のブログで紹介しているので、こちらもご参考ください。

使い方

メール送信を使ったオートメーションを設定するためにはGmailアカウントが必要です。
（2024/10/25時点）

初めてメール送信のアクションを設定する場合には、Gmailアカウントとの連携を実施します。

データベースの雷マークをクリックし、新規アクションをクリック
メニューからメールを送信をクリック
「アカウントを選択」のプルダウンからGmailアカウントを接続をクリック
（すでに接続済みのGmailアカウントを使用する場合はプルダウンからアカウントを選択）
ポップアップでGmailアカウントの選択画面が開くので、対象のアカウントを選択
アクセス許可を実施

メール送信のアクションでは以下の設定が可能です。

「メールを送信」アクションの設定画面

・宛先：ユーザープロパティや任意のメールアドレスが指定可能、任意でCC/BCCも設定可
・件名：任意のテキストまたは@メンションや数式の使用が可能
・メッセージ：任意のテキストまたは@メンションや数式の使用が可能
・表示名で送信（任意）：指定した値がメール受信時の表示名となる。任意のテキストまたは@メンションや数式の使用が可能
・返信先（任意）：返信先を送信元のGmailアドレス以外にしたい場合に指定

実際にオートメーションを起動してみると、以下のようにメールが送信されました。
公式ドキュメントにも記載されていますが、トリガーが実行されてから受信するまで多少時間がかかるケースがあるようです。（数分前後）

「メールを送信」アクションの設定
受信したメール

各項目では@メンションで任意のページやユーザープロパティを参照したり、同時にリリースされたオートメーション内の数式を使うことができます。
特に「メッセージ」の項目では数式（変数）を使用すると柔軟に通知内容をカスタマイズすることができます。
Notionを開かなくても通知メールの内容から状況を把握できるようにすれば、業務を効率化させることができます。