はじめに ネクストモードの南です。 今回はNotionで新しくリリースされたデータベースオートメーションについてレポートします。
はじめに
ネクストモードの南です。
Make with Notion 2024では多くのアップデートが発表され、大変盛り上がってますね！
アップデートの中でも注目度の高かったフォーム機能をさっそく試してみましたので、本ブログでレポートしていきます。
目次
フォーム
Notionでアンケートや情報収集用のフォームを作成・公開することができる機能で、どのプランでも利用可能となっています。
フォームの回答はデータベースに収集されるので、データの整理やチャート機能を使った可視化も効率的に行うことができます。
これまでも外部サービスと連携させて同様のことを実現することはできましたが、Notion標準の機能として利用できるようになったのは大きいですね。
また、フォームをウェブ上に公開することもできるので、Notionワークスペースに参加していない不特定多数の人を対象にして情報収集することもできます。
フォームの作り方
ページ上で/formと入力するか、メニューからフォームを選択すると新しいフォームを作成することができます。
新規のフォームを作成すると、フォームのビルダー画面が立ち上がります。
この「フォームビルダー」のタブでカスタマイズをすることができます。
- フォームビルダータブ
また、「フォームビルダー」の横に「回答」というタブがあり、データベースのテーブルビューとなっています。
フォームで回答があると「回答」のテーブルビューにページが追加されます。
通常のテーブルビューと同様にフィルタリングやソート、オートメーションの有効化もできます。
- 回答タブ：初期状態では何もない
「フォームビルダー」の画面に戻ってフォームのカスタマイズをしていきます。
フォームのデザインについては、通常のページのようにタイトルや説明欄（入力は任意）の記入、アイコンとカバー画像の設定ができるようになっています。
質問のカスタマイズをしてみます。
各質問はデータベースのプロパティと対応付けられており、フォームの回答はデータベースのプロパティの値として反映されます。
質問を追加したり種別を変更したりすると、データベース側のプロパティ設定にも反映されます。
デフォルトで配置されている質問1を編集してみます。
質問文の入力と、右側の…からオプションメニューを開くことができます。
オプションでは以下の項目を設定することができます。
- 必須：回答を必須の質問にする
- 説明：質問に説明文をつける
- 長文の回答：入力フォームを拡大する（種類がテキストまたはタイトルの場合）
- 最大選択数：以下から選択（種類が複数の選択肢またはユーザーの場合）
・1：一つのみ選択
・Unlimited：複数選択 - 終了日：回答に終了日を含める（種類が日付の場合）
- 時間を含む：回答に時刻を含める（種類が日付の場合）
- プロパティ名の同期：質問とデータベースのプロパティ名を同期させる
デフォルトの質問1はデータベースのタイトルプロパティと対応付けられていますが、質問の種類（プロパティ）を変更することもできます。
上記のオプションメニューから質問の種類をクリックすると、以下から選択することができます。
（対応付けられるデータベースのプロパティが大体連想できるかなと思います。）
質問を追加する場合は、ビルダー画面の下側か、各質問の左側に表示される＋をクリックします
また、質問の順序はドラッグアンドドロップで入れ替えることができます。
実際のフォームの表示を確認したい場合はビルダー画面右上のプレビューをクリックします。
プレビューの画面では回答を入力することもでき、送信をクリックすると実際に回答内容をデータベースに保存することができます。
- プレビューへの切り替え
- プレビュー画面
以下のように問い合わせやアンケート・調査などのユースケースで活用することはもちろん、
さまざまな情報収集に役立てることができます。
- 社内問い合わせ
- 社内調査、アンケート
また、フォームのデータベースへのアクセス権がなくても、フォームへの回答は可能となっています。
これまではデータベースへのアクセス権がないとページの追加や更新をすることができませんでしたが、フォームを使えばデータベースは参照不可にして情報を集めることができます。
回答者に他の回答内容を見せたくない場合や回答の更新をさせたくない場合では、限られたメンバーのみにフォームのデータベースへのアクセス権を付与してください。
フォームの共有
フォームが作成できたら公開をしていきます。
- ビルダー画面右上のプレビューをクリック
- 入力できるユーザーを以下から選択
・[ワークスペース名]でリンクを知る全ユーザー：ワークスペースメンバーであればURLから回答可能
・Web上でリンクを知る全ユーザー：URLから誰でも回答可能
- URLリンク横のコピーマークをクリックして、フォームへのリンクURLをコピー
[ワークスペース名]でリンクを知る全ユーザーを選択した場合、匿名の回答をオプションとして有効化することができます。
匿名の回答を有効化して回答すると、回答者のプロパティでは「匿名」と表示されます。
Web上でリンクを知る全ユーザーを選択した場合は、フォームにNotionのロゴを表示するかどうかを選択することができます。
（選択できるのは有料プランを利用している場合）
あとはコピーしたURLリンクを共有すればOKです。
他の機能との連携
チャートとの連携
通常のデータベースと同様に、フォームのデータベースでもビューを複数作成したり種別を変更することができます。
特にアンケートの用途でフォームを活用する際には、チャートビューを作成することで回答を手軽に視覚化できるため非常におすすめです。
チャート機能については以下の記事で解説をしているのでご参考ください。
データベースオートメーションとの連携
フォームでもデータベースオートメーションを設定することができます。
以下のようにフォームのデータベースへのページ追加（問い合わせの追加）をトリガーにすることで、
フォームが送信されたタイミングで通知などのアクションを自動的に実行することができます。
通常のデータベースで「ページを追加」をトリガーにすると、入力の途中でアクションが実行されてしまいますが、
フォームの場合は入力が完了して「送信」をクリックした時点でトリガーが実行されます。
入力完了後にアクションを実行するフローを作成したい場合は、フォームと組み合わせることをおすすめします。
- トリガーとアクション（例：通知の送信）
- 通知内容
以下の記事ではフォームと同時にリリースされたオートメーションのメール送信機能との連係例も紹介していますのでご参考ください。
まとめ
注目のフォーム機能の紹介をさせていただきました。
直感的にフォームを作成することができ、回答もデータベースに収集されるのでデータの整理や可視化を効率的に行うことができます。
さらにデータベースの機能と連携してワークフローを自動化することもでき、非常にNotionとの相性が良く、ポテンシャルが高い機能になっていると感じました。
この後も新機能の情報を公開していきますのでぜひご参考ください。
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