はじめに ネクストモードの南です。 今回はNotionで新しくリリースされたデータベースオートメーションについてレポートします。
はじめに
ネクストモードの南です。
チームでNotionのデータベースを使っていると、他のメンバーが追加したり更新したページをわかるようにしたい、というケースがあると思います。
そこで今回はデータベースの基本的な機能を使い、最近更新されたページや新たに追加されたページを確認する方法を紹介していきます。
目次
1. 「作成日時」「最終更新日時」のプロパティ
Notionのデータベースでは作成日時と最終更新日時のプロパティが用意されており、
それぞれページが作成された日時とページの更新日時が自動的に記録されます。
- 作成日時：ページ（アイテム）を作成したタイムスタンプが自動で記録される
- 最終更新日時：ページ（アイテム）を更新（※）したタイムスタンプが自動で記録される
※ ページの内容の変更やページプロパティの値の変更
このプロパティをデータベースに追加しておけば、タイムスタンプから直近更新のあったページや
追加されたページを簡単に確認することができます。
- データベースの…をクリックし、プロパティをクリック
- 新しいプロパティをクリック
- 作成日時または最終更新日時をクリック
2. フィルター
1.で追加した「作成日時」「最終更新日時」だけだと、パッと見ではどれが追加／更新されたページが分かりにくいかもしれません。
その場合はデータベースのフィルター機能を使うと、条件に該当したページのみ表示させておくことができます。
フィルターの条件は柔軟に設定できますが、以下では「◯日以内に追加（更新）されたページ」という条件で設定してみます。
- データベースのフィルターのマークをクリックし、対象のプロパティをクリック
- プルダウンから今日と相対日付をクリック
- プルダウンから過去を選択し、任意の日数を選択
- フィルターをそのまま保存したい場合はこのフィルターを保存をクリック
※ 保存をすると、他のメンバーにもフィルターが適用された状態でビューが表示される
フィルターには今日と相対日付以外の条件も用意されており、特定の日付との比較によるフィルタリングをすることができます。
シチュエーションによって使い分けてください。
- 日付プロパティに対するフィルター条件の一例
・より前／より後：指定した日時より前または後のページを表示
・以前／以後：指定した日時を含めて前または後のページを表示
・の期間内：指定した期間内に収まるページを表示
また、データベースにはリンクドデータベースという、同じデータソースを使って複数のビューを作成することができる機能があります。
リンクドデータベースを使うと「このビューはすべてのページを表示して、こっちのビューではフィルターをしたページのみを表示する」ということが実現できます。
フィルターを使う際にはリンクドデータベースを併用すると便利なことが多いので、ぜひご活用ください。
- データベースの…をクリックし、ビューのリンクをコピー（フルページの場合はリンクをコピー）をクリック
- ページの任意の箇所にペーストし、リンクドデータベースをクリック
3. 数式
フィルターだと他のページが見えなくなってしまう・・・、という場合には、数式を使ってフラグのように判定結果を表示する方法をおすすめします。
数式はデータベースで使用できる機能となり、プロパティの値を計算したり、関数を使用して処理することができる機能です。
Excelの関数のようなものだとイメージしていただけると良いかと思います。
今回は1.で作成した作成日時と最終更新日時のプロパティに対して、関数dateBetween()を使って条件判定する数式プロパティを追加してみます。
- データベースの…をクリックし、プロパティをクリック
- 新しいプロパティをクリック
- 数式をクリック
- 関数を編集をクリックし、数式の入力フィールドに以下をペーストし、保存をクリック
if(dateBetween(now(),prop("最終更新日時"), "days") <= 3, "更新あり","")
- 例：三日以内に更新されたページがあった場合の表示
上記の数式をそのまま使うと、三日以内に更新されたページの数式プロパティに「更新あり」と表示されます。
日数の判定式（<= 3）と、表示メッセージ（"更新あり"）はカスタマイズしてください。
また、prop("最終更新日時")をprop("作成日時")にすると、ページが追加された日時を判定の対象にすることができます。
ここからは数式の構文の解説となります。
dateBetween()は以下のように、指定した日付の差分を計算する関数となります。
- dateBetween(date1, date2, unit)
・2つの日付（date1,date2）の差を計算します。
・unitでは"years"、"quarters"、"months"、"weeks"、"days"、"hours"、"minutes" の単位を指定します。
数式内の以下の処理では、現在時刻now()と最終更新日時の差分を計算し、日付として出力しています。
- dateBetween(now(),prop("最終更新日時"), "days")
さらに関数if()を使い、計算した日付と条件の日数を比較し、条件が満たされた場合に文字列を表示する、という処理を行っています。
- if(dateBetween(now(),prop("最終更新日時"), "days") <= 3, "更新あり","")
4. 通知の設定
表示を最適化するだけではなく、通知を設定して素早く気付けるようにしたいという場合には、
データベースオートメーション機能を使って通知のワークフローを作成すると効果的です。
データベースオートメーションはデータベースの特定の設定をトリガーにして、任意のワークフローを
自動的に実行できる機能となります。
以下では「データベースに新しいページが追加されたら、任意のユーザーに通知する」というワークフローを作成してみます。
- データベースの雷マークをクリック
- 新規トリガーをクリックし、ページの追加をクリック
- 新規アクションをクリックし、通知を送信をクリック
- プルダウンから特定のユーザーを選択し、「ユーザー」の欄で任意のユーザーを選択する
また、「メッセージ」の欄で任意のメッセージを入力し、作成をクリック
データベースに新しいページを作成すると、指定したユーザーに通知が送付されます。
トリガーの条件を任意のプロパティの変更にすれば、ページの更新時に通知を出すことができます。
例えば、ステータスプロパティの変更をトリガーにして、タスクのステータスの更新時に通知を出す、といったフローを組むことも可能です。
データベースオートメーションも色々な業務に適用することができる機能となりますので、
今回紹介したケース以外でも活用方法を検討してみて下さい。
まとめ
データベースで最近更新されたページや追加されたページをチェックする方法を紹介しました。
データベース内のページの更新や追加を効率的に管理できると、チーム全体での情報共有をスムーズに行うことができます。
また、フィルターや数式など他の用途にも応用できる機能を紹介していますので、使いこなして効果的なデータベースの運用を実現していただければと思います。
今後も新しい機能や役に立つナレッジを積極的に紹介していきますのでぜひご参考ください。
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