ネクストモードの南です。
今回はNotionで新しくリリースされたデータベースオートメーションについてレポートします。
オートメーションはデータベースのプロパティの変更があった場合に、自動でプロパティの値の設定やページの追加、Slack通知を行う機能となります。
詳細については公式のドキュメントもご参考ください。
データベースオートメーションを作成する際は、対象のデータベースの （雷マーク）のアイコンをクリックし、[新規オートメーション]をクリックします。
または、対象のデータベースの[…]アイコンをクリックし、メニューから[オートメーション]をクリックします。
まずはトリガーを設定していきます。
[トリガーを追加]をクリックし、対象のトリガーを選択します。
プロパティが[セレクト]か[マルチセレクト]、[ステータス]の場合は、トリガーとして任意の値が選択された場合を指定することができます。
また、トリガーを複数にしたい場合は、[＋]のアイコンからトリガーを追加することができます。
続いて、アクションの設定をします。
[アクションを追加]をクリックし、対象のアクションを選択します。
アクションとしてプロパティを編集したい場合は、対象のプロパティを選択してプロパティに設定する値を入力します。
以下に一例を載せていますが、プロパティによってフォームが異なります。
アクションとしてSlack通知を選択することもできます。
オートメーション機能のUIは先にリリースされたSlack通知と（ほぼ）同じつくりになっており、Slack通知機能が統合された形になっているようです。
アクションを複数にしたい場合は、[＋]のアイコンからトリガーを追加することができます。
選択し終わったら[作成]をクリックすると、オートメーションが有効化されます。
実際に試してみると、トリガーの条件を満たしてから数秒〜十数秒程度で指定したアクションが反映されました。
参考までにオートメーションを活用したユースケースを紹介します。
以下のように、社内申請をデータベースで運用しているケースを例にします。
オートメーションを使って、申請種別ごとに特定の担当者やコラボレーターが自動的に入力されるようにします。
こうしておけばいちいち担当者の設定をする手間がなくなります。
承認のワークフローをデータベースで運用しているケースを例にします。
オートメーションを使って、部内承認ステータスがDoneになると、決済者と決済ステータスに値が入力されるようにします。
また、アクションを追加して特定のSlackチャンネルに通知するようにしても良さそうです。
データベースオートメーションについてレポートしました。
ユースケースも紹介させていただきましたが、アイディア次第でまだまだ色々な活用シーンがあり、使い勝手が非常にいい機能だと思います。
最近のNotionのアップデートですが、今回のオートメーションや先日リリースされたボタン機能など、自動化やワークフローについての機能が目立っています。
データベースオートメーションについてもこれからまだまだアップデートがありそうなので、期待していきたいと思います。
今後も有用な活用事例や新しい機能は積極的に展開していきたいと思います。
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2023年01月01日現在)
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