【Notion】データベースオートメーションがリリースされました

はじめに

ネクストモードの南です。
今回はNotionで新しくリリースされたデータベースオートメーションについてレポートします。

目次

• はじめに
• データベースオートメーション
• 使い方
• ユースケース
• まとめ

データベースオートメーション

オートメーションはデータベースのプロパティの変更があった場合に、自動でプロパティの値の設定やページの追加、Slack通知を行う機能となります。

• 例：申請種別をアカウント申請に設定
  → 自動で担当者、コラボレーターに特定のユーザーが反映される
  

詳細については公式のドキュメントもご参考ください。

使い方

データベースオートメーションを作成する際は、対象のデータベースの （雷マーク）のアイコンをクリックし、[新規オートメーション]をクリックします。

または、対象のデータベースの[…]アイコンをクリックし、メニューから[オートメーション]をクリックします。

まずはトリガーを設定していきます。
[トリガーを追加]をクリックし、対象のトリガーを選択します。

• トリガーの種類
  • ページの追加：データベースにページが追加された場合にアクション
  • いずれかのプロパティ：プロパティのいずれかで編集があった場合にアクション
  • 任意のプロパティ名：指定したプロパティで編集があった場合にアクション

プロパティが[セレクト]か[マルチセレクト]、[ステータス]の場合は、トリガーとして任意の値が選択された場合を指定することができます。

また、トリガーを複数にしたい場合は、[＋]のアイコンからトリガーを追加することができます。

続いて、アクションの設定をします。
[アクションを追加]をクリックし、対象のアクションを選択します。

• アクションの種類
  • ページを追加：任意のデータベースに新規のページを追加
  • ページを編集：任意のデータベースのページプロパティを編集
  • Slack通知を送信：指定したSlackチャンネルに通知
  • プロパティを編集：トリガーとなったページの任意のプロパティを編集

アクションとしてプロパティを編集したい場合は、対象のプロパティを選択してプロパティに設定する値を入力します。

以下に一例を載せていますが、プロパティによってフォームが異なります。

• ステータスプロパティ
  
• ユーザープロパティ
  
• チェックボックスプロパティ
  

アクションとしてSlack通知を選択することもできます。
オートメーション機能のUIは先にリリースされたSlack通知と（ほぼ）同じつくりになっており、Slack通知機能が統合された形になっているようです。

• 参考：【Notion】Slack通知機能がリリースされました

アクションを複数にしたい場合は、[＋]のアイコンからトリガーを追加することができます。

選択し終わったら[作成]をクリックすると、オートメーションが有効化されます。

実際に試してみると、トリガーの条件を満たしてから数秒〜十数秒程度で指定したアクションが反映されました。

ユースケース

参考までにオートメーションを活用したユースケースを紹介します。

選択したタグで担当者を自動入力する

以下のように、社内申請をデータベースで運用しているケースを例にします。

オートメーションを使って、申請種別ごとに特定の担当者やコラボレーターが自動的に入力されるようにします。
こうしておけばいちいち担当者の設定をする手間がなくなります。

• オートメーションの設定
  
• 申請種別を設定 → 担当者、コラボレーターに特定のユーザーが反映される
  

ステータスが完了になったら次のフローに進める

承認のワークフローをデータベースで運用しているケースを例にします。

オートメーションを使って、部内承認ステータスがDoneになると、決済者と決済ステータスに値が入力されるようにします。
また、アクションを追加して特定のSlackチャンネルに通知するようにしても良さそうです。

• オートメーションの設定
  
• 部内承認ステータスをDoneに設定 → 決済者と決済ステータスに値が反映される
  

まとめ

データベースオートメーションについてレポートしました。
ユースケースも紹介させていただきましたが、アイディア次第でまだまだ色々な活用シーンがあり、使い勝手が非常にいい機能だと思います。

最近のNotionのアップデートですが、今回のオートメーションや先日リリースされたボタン機能など、自動化やワークフローについての機能が目立っています。
データベースオートメーションについてもこれからまだまだアップデートがありそうなので、期待していきたいと思います。

今後も有用な活用事例や新しい機能は積極的に展開していきたいと思います。

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