はじめに ネクストモードの南です。 先日Notionのエンタープライズプランにおいて管理対象ユーザーを制御する機能がリリースされました。...
はじめに
ネクストモードの南です。
先日Notionのエンタープライズプランにおいて管理対象ユーザーを制御する機能がリリースされました。
今回は機能の詳細とユースケースについてレポートさせていただきます。
目次
管理対象ユーザー
管理対象ユーザーは検証済みのメールドメインを使用して作成されたアカウントを持つユーザーを指します。
今回リリースされた機能では、ワークスペースオーナーが管理対象ユーザーとなっているアカウントに関する情報を
確認したり、設定を制御することができるようになりました。
実際にNotionを企業で利用している管理者のフィードバックを反映しているとのことで、
実用的な機能になっていると感じます。
また、以下が本機能を使用する条件となります。
使用する際はこれらの条件を満たしているかご確認ください。
- エンタープライズプランを使用していること
- 操作する人がワークスペースオーナーであること
- ワークスペースに検証済みドメインがあること
設定画面にアクセスするためには、サイドバーの[設定]をクリックし、[認証とプロビジョン]から
「ユーザー管理」の項目に進みます。
この画面から以下の設定ができます。
①〜③については次の項目で操作の詳細とユースケースを紹介していきます。
- 管理対象ユーザーダッシュボード
- 管理対象ユーザーの各アカウントの情報確認や設定変更ができるダッシュボードを表示する - プロフィール情報の変更を管理対象のユーザーに許可する・・・①
- 管理対象ユーザーが自分のアカウントについて以下の項目を変更できるかどうかを設定する
- 対象項目：Notionで表示するユーザー名、メールアドレス、プロフィール画像 - 外部ワークスペースへのアクセス・・・②
- 管理対象ユーザーが自組織が所有していないワークスペースに参加できるかどうかを設定する
- 設定値：全ユーザー または ワークスペースオーナーのみ - 管理対象のユーザーがサポートアクセスを許可できないようにする・・・③
- 管理対象ユーザーが自分のアカウントでサポートアクセスを有効にできるかどうかを設定する - セッション時間
- 管理対象ユーザーが再認証を必要とするまでにログイン状態を保持できる時間を設定する
- 設定値：1、2、4、8、12時間 または 1、2、3、4、7、14、21、30、60、90日間 - すべてのユーザーをログアウトする
- 全ユーザーを強制的にログアウトさせる - すべてのユーザーのパスワードをリセットする
- 全ユーザーのパスワードを強制的に変更させる
また、管理対象ユーザーダッシュボードの使い方ついては以下の記事にまとめています。
次の項目では管理対象ユーザーダッシュボードの操作についても触れていますので、以下の記事も一緒にご参考下さい。
機能の詳細とユースケース
ここからはいくつかピックアップをして機能の詳細とユースケースを紹介していきます。
プロフィール情報を変更されないようにする
通常、ユーザー名とメールアドレスはユーザーアカウント側で変更することができます。
ただ、ユーザーアカウント側で自由に変更をされると、ユーザー名の統一性がなくなって管理がしにくくなったり、
メールアドレスを変更されてセキュリティホールになったりと、管理面でのリスクがありました。
「ユーザー管理」の画面から「プロフィール情報の変更を管理対象のユーザーに許可する」を無効化すると、
ユーザーアカウント側でユーザー名、メールアドレス、プロフィール画像の変更ができなくなり、
上記のようなリスクを排除することができます。
- 「ユーザー管理」の「プロフィール情報の変更を管理対象のユーザーに許可する」を無効化
- [個人設定]では変更ができなくなる
また、すでに変更されてしまった情報を修正したい場合、管理対象ユーザーダッシュボードから
ワークスペースオーナーで変更をすることができます。手順は以下をご参考ください。
外部ワークスペースへの参加を制限する
外部のワークスペースの管理者（ワークスペースオーナーまたはメンバーシップ管理者）から
メンバーとして追加された場合、通常であればそのまま外部ワークスペースのメンバーになることができます。
ただ、管理者側からすると組織内のユーザーアカウントが勝手に外部のワークスペースに参加できてしまうのは
リスクになると考えるケースもあると思います。
「ユーザー管理」の画面の「外部ワークスペースへのアクセス」の項目では、[全ユーザー]と
[ワークスペースオーナーのみ]を選択することができます。
[ワークスペースオーナーのみ]を選択すると、ワークスペースオーナー以外のユーザーアカウントを
外部ワークスペースへメンバーとして追加することができなくなります。
- 「ユーザー管理」の「外部ワークスペースへのアクセス」
→[ワークスペースオーナーのみ]を選択
- 検証済みドメインのユーザーアカウント（ワークスペースオーナー以外）
→外部ワークスペースからメンバー追加ができなくなる
ワークスペースオーナーであれば通常通り外部ワークスペースのメンバーになることができます。
（検証済みドメインが設定されたワークスペースでワークスペースオーナーになっている必要があります。）
また、外部ワークスペースのページへのゲスト招待については本機能で制限できませんので、ご注意ください。
管理対象ユーザーダッシュボードからは、外部ワークスペースに参加しているユーザーアカウントの確認や
参加の取り消しをすることができます。手順については以下をご参考ください。
サポートアクセスを管理する
まず、サポートアクセスについて補足します。
Notionのサポートに問い合わせやトラブルシューティングを依頼する場合、サポートチームがアカウントの
情報にアクセスすることを求められるケースがあります。
サポートチームがアカウントの情報にアクセスするためには、ユーザーアカウント側で明示的に許可をする必要があり、
そのための設定がサポートアクセスとなります。
普通にNotionを使う分には意識しない設定なので、ちゃんと認識していなかったというケースもあるかと思います。
サポートアクセスの有効化・無効化は各ユーザーアカウントで設定できます。
- ユーザーアカウント側での設定
一方で、一般のユーザー側で自由にサポートアクセスを許可できてしまうと、
社内ルールなどに抵触してしまうため好ましくない、というケースもあるかと思います。
（メーカーサポートも含め、外部の組織に対してのアクセスを厳格に管理しているようなケース）
そのようなケースでは「ユーザー管理」から「管理対象のユーザーがサポートアクセスを許可できないようにする」を
有効化すると、ユーザーアカウント側の設定からは変更ができなくなります。
- 「ユーザー管理」の「管理対象のユーザーがサポートアクセスを許可できないようにする」を有効化
- [個人設定]では変更ができなくなる
サポートアクセスを有効化したい場合は、ユーザー管理ダッシュボードから各ユーザーアカウントの
設定を変更することができます。手順については以下をご参考ください。
まとめ
新しくリリースされた管理対象ユーザーを制御する機能についてレポートさせていただきました。
今回の機能は実際にNotionを企業で利用している管理者のフィードバックを反映しているとのことで、
非常に実用的なものになっています。
Notionの最近のアップデートは組織の管理者向けの機能が多くなっており、企業でも安心して
導入しやすいようになっていると感じます。
今後も引き続きアップデートや有用な情報についてはレポートさせていただきます。
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