ネクストモードの南です。
先日Notionのエンタープライズプランにおいて管理対象ユーザーを制御する機能がリリースされました。
今回は機能の詳細とユースケースについてレポートさせていただきます。
管理対象ユーザーは検証済みのメールドメインを使用して作成されたアカウントを持つユーザーを指します。
今回リリースされた機能では、ワークスペースオーナーが管理対象ユーザーとなっているアカウントに関する情報を
確認したり、設定を制御することができるようになりました。
実際にNotionを企業で利用している管理者のフィードバックを反映しているとのことで、
実用的な機能になっていると感じます。
また、以下が本機能を使用する条件となります。
使用する際はこれらの条件を満たしているかご確認ください。
設定画面にアクセスするためには、サイドバーの[設定]をクリックし、[認証とプロビジョン]から
「ユーザー管理」の項目に進みます。
この画面から以下の設定ができます。
①〜③については次の項目で操作の詳細とユースケースを紹介していきます。
また、管理対象ユーザーダッシュボードの使い方ついては以下の記事にまとめています。
次の項目では管理対象ユーザーダッシュボードの操作についても触れていますので、以下の記事も一緒にご参考下さい。
ここからはいくつかピックアップをして機能の詳細とユースケースを紹介していきます。
通常、ユーザー名とメールアドレスはユーザーアカウント側で変更することができます。
ただ、ユーザーアカウント側で自由に変更をされると、ユーザー名の統一性がなくなって管理がしにくくなったり、
メールアドレスを変更されてセキュリティホールになったりと、管理面でのリスクがありました。
「ユーザー管理」の画面から「プロフィール情報の変更を管理対象のユーザーに許可する」を無効化すると、
ユーザーアカウント側でユーザー名、メールアドレス、プロフィール画像の変更ができなくなり、
上記のようなリスクを排除することができます。
また、すでに変更されてしまった情報を修正したい場合、管理対象ユーザーダッシュボードから
ワークスペースオーナーで変更をすることができます。手順は以下をご参考ください。
外部のワークスペースの管理者（ワークスペースオーナーまたはメンバーシップ管理者）から
メンバーとして追加された場合、通常であればそのまま外部ワークスペースのメンバーになることができます。
ただ、管理者側からすると組織内のユーザーアカウントが勝手に外部のワークスペースに参加できてしまうのは
リスクになると考えるケースもあると思います。
「ユーザー管理」の画面の「外部ワークスペースへのアクセス」の項目では、[全ユーザー]と
[ワークスペースオーナーのみ]を選択することができます。
[ワークスペースオーナーのみ]を選択すると、ワークスペースオーナー以外のユーザーアカウントを
外部ワークスペースへメンバーとして追加することができなくなります。
ワークスペースオーナーであれば通常通り外部ワークスペースのメンバーになることができます。
（検証済みドメインが設定されたワークスペースでワークスペースオーナーになっている必要があります。）
また、外部ワークスペースのページへのゲスト招待については本機能で制限できませんので、ご注意ください。
管理対象ユーザーダッシュボードからは、外部ワークスペースに参加しているユーザーアカウントの確認や
参加の取り消しをすることができます。手順については以下をご参考ください。
まず、サポートアクセスについて補足します。
Notionのサポートに問い合わせやトラブルシューティングを依頼する場合、サポートチームがアカウントの
情報にアクセスすることを求められるケースがあります。
サポートチームがアカウントの情報にアクセスするためには、ユーザーアカウント側で明示的に許可をする必要があり、
そのための設定がサポートアクセスとなります。
普通にNotionを使う分には意識しない設定なので、ちゃんと認識していなかったというケースもあるかと思います。
サポートアクセスの有効化・無効化は各ユーザーアカウントで設定できます。
一方で、一般のユーザー側で自由にサポートアクセスを許可できてしまうと、
社内ルールなどに抵触してしまうため好ましくない、というケースもあるかと思います。
（メーカーサポートも含め、外部の組織に対してのアクセスを厳格に管理しているようなケース）
そのようなケースでは「ユーザー管理」から「管理対象のユーザーがサポートアクセスを許可できないようにする」を
有効化すると、ユーザーアカウント側の設定からは変更ができなくなります。
サポートアクセスを有効化したい場合は、ユーザー管理ダッシュボードから各ユーザーアカウントの
設定を変更することができます。手順については以下をご参考ください。
新しくリリースされた管理対象ユーザーを制御する機能についてレポートさせていただきました。
今回の機能は実際にNotionを企業で利用している管理者のフィードバックを反映しているとのことで、
非常に実用的なものになっています。
Notionの最近のアップデートは組織の管理者向けの機能が多くなっており、企業でも安心して
導入しやすいようになっていると感じます。
今後も引き続きアップデートや有用な情報についてはレポートさせていただきます。
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2023年01月01日現在)
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