【Notion】SlackでリアクションしたメンバーをNotionデータベースに登録してみた

はじめに

こんにちは、ネクストモードの鮎澤です。

以前、懇親会の参加者を募集しようとしたときに、Slackのスレッドに意思表明のコメントをしてもらうか、それともNotionのデータベースにページを追加して名前を書いてもらうか悩んでいました。

• Slackのスレッドに書いてもらう
  • メリット
    • 弊社ではコミュニケーションツールとしてSlackを活用しているので片手間でコメントしてもらえる。
    • 参加者が一目でわかる。
    • スレッドが多くなるにつれてにぎやかになる。
  • デメリット
    • 忙しい人はコメントを忘れがち。
    • スレッドがにぎやかになると、逆に誰が参加するのか探すのに時間がかかる。
• Notionのデータベースにページを追加して名前を書いてもらう。
  • メリット
    • にぎやかになることもないので、参加者を把握しやすい。
    • 参加/不参加のプロパティを用意すれば、後から不参加になっても柔軟に対応できる。
  • デメリット
    • Notionを開いてページを作る動作にやや手間がかかる。
    • Slackのデメリットと同様に忙しい人はページの追加やプロパティの変更を忘れがち。

どのツールもメリットデメリットがありますが、中でも参加者に負担がかからないように募集する方法についてフォーカスしました。案として思いついたのはSlack、Zapier、Notionの連携です。

Zapierを使って、Slackでリアクションした人をNotionデータベースに新規ページとして追加するフローを構築することで、参加者はワンクリックで意思表明できますしスレッドがにぎやかになっても問題ないです。幹事はNotionを見れば参加者と人数を把握でき、みんなハッピーになるかもしれないと考えました。

前置きが長くなりましたが、参加者募集フローについてどのように構築したのか紹介していきますので、最後までお付き合いいただけると嬉しいです。

概要

以下のフローでSlack上でリアクションしたメンバーがNotionデータベースに追加されます。

1. Slackで特定の絵文字を使い、スレッドにリアクションする
2. リアクションをトリガーにZapierで設定したフローが動く
3. 指定のNotionデータベースに名前が追加される

フローは非常にシンプルですね。

ZapierやNotionデータベースの設定もシンプルなのでさっそくご紹介していきます。

Notionデータベース

下図のようにNotionデータベースを作成していきます。このデータベースではタイトルプロパティとセレクトプロパティのみ使用します。

タイトルプロパティの名前を「参加者」、セレクトプロパティの名前を「確認」に変更し、セレクトプロパティのオプションに「参加」と「不参加」を追加してNotion側の設定は以上です。

Zapier

ここからはZapierの設定を紹介していきます。

Zapierにログインし、左側サイドバーの「Zaps」から「 + Create」をクリックし「New Zap」を選択します。

下図のフローにある「Trigger」をクリックしSlackを選択します。Trigger eventは「New Reaction Added」、Accountはご利用されているSlackワークスペースを連携して選択し、「Continue」をクリックします。

Channelで任意のSlackチャンネルを指定し、ReactionはトリガーとしたいSlackの絵文字を選びます。Userは空白で問題ないので、「Continue」をクリックします。

「Test trigger」でトリガーが正常に動作するかテストします。問題ない場合は、「Test」に緑のチェックが付きます。

続いてActionを設定していきます。Appは「Notion」を選択し、Action eventはNotionデータベースにアイテムを追加してほしいので「Create Database Item」を選びます。Accountはご利用のNotionアカウントを設定してください。

AccountではじめてNotionと連携する際は「+ Connect a new account」をクリックします。下図のような手順でアイテムを追加するページを選択しアクセスを許可してください。その後、先ほどのZapierの編集画面に戻るので、「Continue」をクリックします。

Configureの設定でそれぞれ、DatabaseはNotionデータベースの章で作成した「参加者募集DB」、参加者は「User Real Name」、確認は「参加」を選び「Continue」をクリックします。Databaseで候補が出ない場合は、先ほどアクセス許可をしたページの指定が誤っている、または再度Zapierにログインすることで表示されることもありますので、改善されるかお試しください。

「Test step」をクリックし、正常に動作するか確認します。エラーがない場合は「Test」に緑のチェックが入ります。Zapier側の設定は以上となるので、最後に「Publish」をクリックして利用できる状態にしましょう。

動作確認

Zapierで指定したSlackチャンネルに「test」とメッセージを投稿し、Reactionで設定した「ayu-zile」の絵文字スタンプを付けます（マッハで検証に付き合ってくれたメンバーに感謝です）。

それではアクセスを許可したNotionのページを確認していきましょう。ページ内に作成したNotionデータベースにリアクションしたユーザー名が入っており、さらに確認プロパティに「参加」のオプションが選択されているので、問題なく動作していることを確認できました。

ZapierとNotionの連携例

本ブログでは入門的な内容となるように意識して紹介してきましたが、他にもデータベースのアイテムを日付指定でSlackに通知する方法や、話題のNotion Webhookを使ったブログがございますので是非ご覧ください。

まとめ

Slack、Zapier、Notionを連携させて、お手軽に参加者を募集するフローを構築してみました。幹事がSlackにメッセージを投稿し、特定の絵文字でリアクションを付けることで、参加希望者は同じ絵文字を押すだけで意思表明することができるので、お互いに楽になるかなと思います。本ブログでは業務に直結するような内容ではありませんが、効率化を図るうえでSlack、Zapier、Notionを組み合わせたソリューションを考えるきっかけになればいいなと思います。

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