ネクストモードの南です。
Make with Notion 2024では多くのアップデートが発表されました！
今回はその中から、データベースオートメーションのアクションとして追加されたメール送信について紹介します。
また、以下のブログではMake with Notion 2024の基調講演をレポートしています。
今回発表されたアップデートも紹介していますのでご参考ください。
データベースオートメーションの新しいアクションとしてメール送信が追加されました。
2024/12/10追記
→ ボタンのワークフローからもメール送信のアクションが選択できるようになりました！
データベースオートメーションは、特定の条件に応じてデータベース内のプロパティを変更したり、ページを追加したりできる機能です。
今回のアップデートにより、オートメーションのフローにメール送信による通知を組み込むことが可能になりました。
タスクのステータス変更や優先度の高いチケットの追加といった重要な動きに対してメール通知を適用すれば、変更があったタイミングで迅速に把握することができます。
また、同時にリリースされたオートメーション内の数式やフォーム機能とも連携させることができます。
連携の例については本記事内でも紹介させていただきます。
データベースオートメーションについては以下をご参考ください。
また、新機能のオートメーション内の数式とフォームについては以下のブログで紹介しているので、こちらもご参考ください。
メール送信を使ったオートメーションを設定するためにはGmailアカウントが必要です。
（2024/10/25時点）
初めてメール送信のアクションを設定する場合には、Gmailアカウントとの連携を実施します。
メール送信のアクションでは以下の設定が可能です。
実際にオートメーションを起動してみると、以下のようにメールが送信されました。
公式ドキュメントにも記載されていますが、トリガーが実行されてから受信するまで多少時間がかかるケースがあるようです。（数分前後）
各項目では@メンションで任意のページやユーザープロパティを参照したり、同時にリリースされたオートメーション内の数式を使うことができます。
特に「メッセージ」の項目では数式（変数）を使用すると柔軟に通知内容をカスタマイズすることができます。
Notionを開かなくても通知メールの内容から状況を把握できるようにすれば、業務を効率化させることができます。
また、任意の設定項目となる「表示名で送信」「返信先」を指定すると、受信側では以下のような表示になります。
以下でユースケースを紹介します。
データベースでチケット管理をしているケースを想定します。
以下のようにステータスの変更をトリガーにすると、チケットに進捗があった際に気づくことができます。
必要に応じてメッセージ内容にプロパティの値を入れたり、ページの@メンションを入れてNotionページを開けるようにしておくと便利です。
フォーム機能を使って社内の問い合わせフォームを運用しているケースを想定します。
通常のデータベースと同様に、フォームでもデータベースオートメーションを設定することができます。
以下のようにフォームのデータベースへのページ追加（問い合わせの追加）をトリガーにして、問い合わせの種別・優先度・問い合わせの概要・ページリンクをメッセージ内容に入れています。
データベースオートメーションで「ページを追加」をトリガーにすると、まだ入力が終わっていない状況で通知されてしまって「早すぎる！」と感じるケースがあったります。
フォームを使うと入力が終わって「送信」をクリックしたタイミングでページが追加されるので、いい感じに通知を受け取ることができます。
フォーム機能と通知の相性は非常に良いので、是非活用いただくことをおすすめします。
データベースオートメーションのメール送付機能について紹介しました。
迅速に把握したい変更内容がある場合には、メール送付をフローの中に追加することで速やかにキャッチすることができるようになります。
同時にリリースされたオートメーション内の数式やフォーム機能とも相性が良いため、これを機にNotionの活用範囲を広げることを検討するのもおすすめです。
今後も新しい情報や役立つユースケースがあれば随時公開していきますので、ぜひご活用ください。
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2023年01月01日現在)
Notion導入を検討の際は是非下記からお問い合わせ頂けますと幸いです。