はじめに ネクストモードの南です。...
はじめに
ネクストモードの南です。
本日は小ネタですが、Notion AIを使用したデータベース検索の活用方法を紹介します。
Notionのデータベース検索ではページ内のコンテンツを検索対象とすることができないのですが、
Notion AIを使って擬似的に検索できるようにしてみました。
あくまで擬似的となり完璧なものではないですが、データベース検索のメリットを活かしながら
その用途を広げることができる事例となっていますので、ご参考ください。
前半はデータベース検索についての解説になっていますので、本題の事例から見たい方は前半を飛ばして
こちらからご覧ください。
データベース検索
Notionの検索機能にはワークスペース検索とデータベース検索の2つがあります。
ワークスペース検索はワークスペース内のコンテンツに対して全文検索をかけることができ、
一般にNotionの検索機能というとこちらを指すケースが多いです。
サイドバーの上部にある[検索]をクリックするか、cmd/ctrl + Pで検索ウィンドウを
呼び出すことができます。
- ワークスペース検索
もう1つのデータベース検索は少し用途が限定的になります。
検索対象となるのはデータベース内のアイテムのページタイトルかプロパティの値となります。
データベースの検索欄に検索キーワードを入力することで、データベース検索を実行することができます。
- データベース検索
ただ、冒頭でも紹介しましたが、データベース検索ではページ内のコンテンツを検索対象とすることができません。
- データベースのページ
- データベース検索でページ内のテキストを入力してもヒットしない
普段Notionを使っていて検索をしようと思う時は、ページ内のコンテンツを検索対象とするケースが多いと思うので、
データベース検索を活用している人は少ないかもしれません。
ただ、データベース検索は以下の点で優位性があります。
- レスポンスが早い
- 検索範囲が特定のデータベースのみに限定されている
情報の探し先となるデータベースが特定できているのであれば、データベース検索は検索範囲を絞る必要がなく
レスポンスも早いので、使い勝手の良い検索手段となります。
（ワークスペース検索でも検索範囲を絞ることができますが、そのひと手間が面倒だったりします。）
こういう良い面もあるので、ページ内のコンテンツまで検索対象とすることができると便利なのにな〜、
と思っていました。
AIの自動入力を使ったデータベース検索用のプロパティ
データベース検索でもページ内のコンテンツを検索対象とすることができるといいのに！という話ですが、
以下のような工夫をすることで擬似的に実現することができます。
- テキストやマルチセレクトなどで検索用プロパティを用意
→ ページ内のコンテンツに関連するワードを充実させる
- データベース検索で検索用プロパティのワードがヒット
このようなやり方でページ内のキーワードをちゃんと反映することができれば、データベース検索で
ページ内のコンテンツを検索する、という挙動に近づけることができます。
ただ、人手でワードを充実させるのは骨が折れますし、コンテンツに更新があった場合の
対応なども考えると、ちゃんと運用するのはなかなかツラいものがあります。
そこで、Notion AIのデータベースの自動入力を活用します。
（Notion AIのデータベースの自動入力についての公式ドキュメントはこちら）
以下のプロパティのAIのプロンプト（AIへの指示内容）では、ページの内容からキーワードを
抽出して自動的に反映するように設定しています。
[ページ編集時に自動更新]をオンにしておけば、ページ内のコンテンツが更新された場合も自動的に
キーワードを最新化してくれるので、メンテナンスもAIに任せっきりで大丈夫です。
設定内容は以下のようにしています。
対象のデータベースの要件や運用状況に応じて適宜カスタマイズしてみてください。
- プロパティの設定
また、データベース検索はビューで表示されているプロパティのみが対象となるので、
検索に使いたいプロパティは非表示にしないようにご注意ください。
まとめ
Notion AIを活用したデータベース検索の活用方法を紹介しました。
データベース検索はけっこう地味な機能と思われがちですが、使いどころを押さえたり
今回のように工夫をして用途を広げてみると、けっこう役に立つケースも多いと思います。
また、今回はNotion AIを組み合わせた方法を紹介しましたが、Notion AIはNotion固有の機能との
連携も増えており、アイディア次第でいろんなことに役立てることがますますできるようになっています。
今後も有用なユースケースやナレッジがあれば紹介していきたいと思います。
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