ネクストモードの南です。
Notionを多数のメンバーで利用したり長い期間運用していくと、大量のコンテンツが作成されていって欲しい情報を見つけるのが困難になってしまう、という課題が出てくるケースがあります。
今回はNotionの機能を活用するやり方を中心に、コンテンツの検索性を高める方法を紹介していきます。
少し雑多な内容になっていますが、ヒントになるようなところがあれば幸いです。
まずは手軽なもので、ページ内に目次を作成するところからです。
目次をページの先頭などに設置しておけば、ページ全体の構成がわかり目的の情報へのアクセスがしやすくなります。
特に分量が多かったり、項目（見出し）が多いページには有効ですね。
目次はNotionの機能で作成することができ、自動的に見出しとリンクを紐づける形で生成されます。
作成方法は以下です。
Notionのデータベースだと、セレクトのプロパティでタグを付けてアイテムの分類をするケースが多いと思います。
コンテンツによってはデータベースに寄せてしまってもいいですが、通常のページのままでもタグをつけることができます。
NotionのWiki機能を使う形になりますが、Wiki機能を有効化するとデータベースと同じ要領でページにプロパティを持たせることができます。
タグを付けて分類しておけば、キーワード検索をしなくてもフィルタやソートをして情報を整理することができます。
また、Wiki機能はいろんな階層に散らばってしまっているページを一覧化したり、ページの最新化状況を把握することにも役立ちます。
ページ数が多かったり階層構造が複雑な場合は、Wiki機能を有効化することをおすすめします。
Wiki機能については以下のNotion公式のページや弊社のブログでも紹介していますのでご参考ください。
検索されたキーワードからコンテンツを改善する、というアプローチを考えてみます。
地道な対応が求められますが、実際の利用者の行動を踏まえているため効果も期待できる対策です。
Notionではワークスペースアナリティクスの機能から、ワークスペース内でどんなキーワードが検索されているのかを確認することができます。
（検索タブの内容を確認できるのはワークスペースオーナーのみです。）
例えば、検索やユニーク検索の回数が多いキーワードがあったとします。
このようなコンテンツについては、スペース内やページ内で見つけにくくなっている可能性があります。
ページ内の目立つ位置にコンテンツを移動したり、より上位の階層のページに移動したり、といった対策を検討できると良さそうです。
また、クリックスルー率が低い（＝検索結果からユーザーがページを開く割合が低い）キーワードがあったとします。
このようなコンテンツについては、検索結果に期待したページが出てきていない可能性が高いです。
対応するコンテンツを新たに用意したり、表記ゆれがある場合は併記や統一を図る、といった対策が有効です。
ワークスペースアナリティクスについては以下のNotion公式のページや弊社のブログでも紹介していますのでご参考ください。
キーワードで検索をかけても検索結果にノイズが入ってしまって、求めている情報になかなか辿り着くことができない、というケースがあると思います。
例えば週報会や議事メモのページがヒットしてしまって、公式やナレッジベースの情報が紛れてしまう、というケースですね。
Notionのワークスペース内の検索ですが、特定のページを指定して、そのページを頂点にしたツリー内で検索結果を絞り込むことができます。
なので、上位のページをカテゴリで分けておけば、検索結果を上位のページで絞ることで余計なノイズが入ってくるのを防ぐ、ということができるようになります。
または、検索結果をチームスペースで絞り込むこともできるので、チームスペースでカテゴリを分ける、というアプローチも有効です。
検索結果の絞り込み方については以下のNotion公式ページもご参考ください。
利用者側で効果的な検索の方法などを認識できていないと、自律的に目的の情報に辿り着くことは難しくなります。
どんなに頑張ってコンテンツを整備したとしても、結局問い合わせの負荷が減らない、といったことになりかねません。
以下のようなNotionの基本的な検索方法などについては、予め利用者にレクチャーをしたり、ページに情報をまとめて周知しておくと効果的です。
Notionのコンテンツの検索性を向上させる方法を紹介させていただきました。
Notionだけでなく、ナレッジベースやWikiを運用していると多かれ少なかれ検索性の課題は抱えることになると思います。
本格的に対応するためにはツールだけでなく人や組織運営に対しても言及する必要があり、なかなか「これをやっておけば十分」という対策を打ち出すのは難しいと感じます。
ある程度試行錯誤が必要になると思いますが、今回紹介した内容が少しでもお役に立つと幸いです。
また、今回紹介したもの以外にも効果的な方法はまだまだ考えられますので、また有用なナレッジや機能を見つけたら紹介させていただきます。
ネクストモード社は、日本で3社しかないNotion販売代理店です。(2023年01月01日現在)
Notion導入を検討の際は是非下記からお問い合わせ頂けますと幸いです。