はじめに ネクストモードの南です。 Notionのデータベースオートメーションで特定のユーザーに通知が送信できるようになったので紹介していきます。
はじめに
ネクストモードの南です。
Notionのデータベースオートメーションでアクションの定期実行ができるようになったので紹介していきます。
アップデート内容
データベースオートメーションの新しいトリガーとして定期実行（繰り返し実行）ができるようになりました。
定期実行は以前から要望の強かった機能なので、待ち望んでいたユーザーも多いかと思います。
- Database automations - Notion Help Center
→ Database automation triggers
これまではプロパティの編集といったユーザーによる操作がトリガーとして必要でしたが、毎日・毎週などの任意のタイミングでアクションを実行できるようになりました。
実行できるタイミングは日〜年単位で選択できるようになっています。
以下では設定方法とユースケースもいくつか紹介していきます。
設定方法
設定は以下のようになります。
- データベースオートメーションの設定画面から新規トリガーをクリックし、〜ごとをクリック
- 任意の実行頻度を選択
特定の曜日や実行間隔、タイムゾーンも選択することができ、柔軟な条件指定が可能です。
また、特定の期間や回数だけアクションを実行したい場合には終了条件を指定することができます。
- 終了日時または実行回数を指定
ユースケース
議事録のページの自動作成＆通知
定期開催されるミーティング用の議事ページを自動作成し、リマインド用の通知も実施します。
アクションの設定例は以下です。
- アクションを追加からページを追加をクリック
- オートメーションを設定しているデータベースを選択し、任意でテンプレートやプロパティを指定
- アクションを追加から通知を送信をクリック
- 通知先のユーザーとメッセージを入力
通知はお好みでSlack通知やメール送信も使用することができます。
ページの自動作成だけならデータベーステンプレートの繰り返し機能でも問題ありませんが、データベースオートメーションを利用すればリマインド通知まで自動化することができます。
完了から一定期間経過したタスクの自動アーカイブ
ステータスが「完了」になってから一定期間経過したタスクについて、ステータスを「アーカイブ」に変更します。
アクションの設定例は以下です。
- アクションを追加からページを編集をクリック
- オートメーションを設定しているデータベースを選択し、対象のページの条件を以下のように指定
- プロパティを編集からステータスプロパティを選択し、値に「アーカイブ」を指定
期限切れとなっているタスクの判定
期限が切れているタスクについて、期限切れのフラグを設定します。
アクションの設定例は以下です。
- アクションを追加からページを編集をクリック
- オートメーションを設定しているデータベースを選択し、対象のページの条件を以下のように指定
- プロパティを編集からアラートプロパティを選択し、値に「期限切れ」を追加
他のアラート処理（担当者未設定や期限切迫など）があれば、以下のように1つのプロパティにまとめることで効率的にチェックすることができます。
数式でも同じようなことはできますが、オートメーションを使ったほうが処理やビューの保守性が上がるのでおすすめです。
他にもアイディア次第でいろんなワークフローに活用することができるので、ぜひ試してみてください。
まとめ
今回はデータベースオートメーションの定期実行のトリガー機能について紹介しました。
データベースオートメーションの活用の幅が広がる有用なアップデートですので、ぜひ活用してみてください。
今後も有用な機能やアップデート情報はどんどんお届けしたいと思います。
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