【Notion】Notionのスプリントボードを使ってチームの変化を追えるようにしてみた(概要編)

はじめに

こんにちは。ネクストモードのSaaS事業部hagiです。

好きなNotionのブロックタイプは、トグルリストです！

いつメンじゃない私がNotionの記事を書こうというのは、他でもない、私が社内非公式Notion愛好会(仮)の一員として日々推し活している身でもあるからです！

今回は、社内非公式…(以下、Notionチームと呼称)のチームのToDo管理が捗らないという悩みを聞きつけて、なんとかしようと取り組んだ経緯について書いていきたいと思います。

私自身、Todoistに始まり、これまでにたくさん(語彙力)のToDo管理ツールの屍を踏み倒してきた経験や、プロジェクト管理として最強布陣が組めると信じて疑わないAsanaを5兆周くらい巡回警備して得た成功失敗体験を持っている自負がありますので、Notionチームに還元したい気持ちをこの領域に展開したいと思います。

計画

スプリントはまだ出てきません！

まずは計画です。あたらしい働き方に移行するまでの全体の進め方や、課題や要件の抽出を行います。

とにかく急いで作って運用を開始したいので、まず出して、プロトタイプで角を取っていって、運用ルールなどもその中で作り込んでいく方針とします。

※余談ですが全体が固まる前に、既に別部署へアウトプットが一部複製されてしまったようで、若干遺憾の極みなこともありました！(まだそのパンケーキ、半生ですって…絶対お腹壊すって…)

ヒアリングについても、距離の近いメンバーからいちいち現状の課題や要望をヒアリングするのは野暮なので、今回は第六感で取得してみました。

課題の抽出

• 忙しさから、ToDoを更新しなくなっていって管理が廃れてしまう
  • 更新する習慣づくりと、更新に向かうためのモチベーション誘発が必要
    • タスク追加の動線をなくべく楽にする
    • 大事な更新にチームが気づいて、リアクションを受ける(モチベーション)ところまで妄想
• 現状の管理表は、変化を把握しにくそう
  • 前回定例からの変化がパッと分かるアウトプットにしたい
  • 定例会の場では、必要な要素だけが目立つようにしたい
• 毎週毎週の行動実績が辿りづらい
  • まとまった任意期間ごとにToDoを区切って管理できる仕組み
• カテゴリ分けの強弱が分かりにくい
  • 優先度の再定義
  • 重要度の再定義
  • カテゴライズの精度に個人差が出ないよう定量的な判断基準を用意する
• タスクの前後関係が分かりにくい
  • 似ているタスクは近くに見えていてほしい
    
    • とはいえ、元々ToDo管理が捗っていないチームへ管理負荷になるような依存管理は避けたい
  • 何なら画面いっぱいに並べて全体を俯瞰して見られるようにしたい
  
  
  ※移行前のイメージ(カテゴリ・担当者・ステータス・期限などのプロパティを内包)
  
  

プロジェクト、タスク、スプリント(テンプレート)

プロジェクト、タスク、スプリント テンプレートをご存知でしょうか。

Notionであらかじめ用意されているテンプレートの一つで、その名の通りエンジニアリングチームのためのプロジェクト管理に使えるテンプレートです。

最近までBeta表示があったのですが、今は取れているみたいです。

先ほどの要件で重要なポイントは、下記です。

• まとまった任意期間ごとにToDoを区切って管理できる仕組み

スプリント自体は開発方式ですが、このテンプレートを使ってスクラムを繰り返すことで、任意の期間をブロックで区切ってタスクの進捗をレビューすることができるようになります。

日本語が下手なので図示したいところですが、お絵描きも下手なので実機でご説明します。

テンプレートを選択すると4つのデータベースが降ってきます。上記はスプリントのデータベースですが、タスクがどのスプリントに属するのか分けることができます。スプリントを仮に定例会の進捗確認の頻度と同期させた場合、定例会の進捗がサマって確認できることになります。

しかも良いのは、進捗確認のタイミングが不定期でも構わないことです。

このテンプレートのユニークな機能として、データベースの右側にスプリントを完了するボタンが出現します。

スプリントの完了は、自動にも手動にもできますが、手動にしておくことで、例えば「今週定例スキップだったな〜」となっても、次週に2週間分まとめて進捗確認できるということになります。

ToDo管理が廃れていくことの一つに、物量が多くなり過ぎて見ていられないことがあります。

このテンプレートをうまく活用すれば、前回からの差分だけを見て会話ができるようになるんです。

※ちなみに開発手法としてのスプリントの厳密な考え方(スクラム、バックログ、レトロスペクティブ…)の取り扱い、お作法については、非開発チーム(むしろ営業に近い)へ適用する運びのため言及しません。いいとこ取りします。

ということで、誰の意見も聞いてないアウトプットがまず完成しました。

注意点

スプリントテンプレートは、すぐ壊れます。

「良いわコレ、ちょっと複製して、どこか別のソースを当てがって…」とやっているうちにもう壊れてます。

壊れると、スプリントを完了ボタンが消えてしまったのを確認して、ションボリします。

元のソースに戻しても直りません。

壊れやすいので4つのDBを全部囲ってコピペしてバックアップ！って、複製によるバックアップも効きません。

コピーしたDBのソースがオリジナルを向いているためです。

大人しく復元機能を使いましょう。

また、気づいた頃には壊れていた、とならないよう、ページの履歴が無制限のエンタープライズプランを、使用歴の浅いうちにこそ、入れておきましょうね。

実装

課題から浮かび上がってきた思想を実際に落とし込んでいきます。

とはいえ、ここから先は少しきれいなスプリントから離れて泥臭くなってくるので、一旦後編に分けたいと思います。

Notionのスプリントボードを使ってフローとストックのハイブリッドを感じたい方は続編をお楽しみください！

• 続編へ続く