はじめに こんにちは、 ネクストモード株式会社 のきうちです
ネクストモードでは社内のタスク管理でAsanaを利用しています
以前まで業務開始時は（社内からの連絡も含めて）メールをチェックして返信して・・・というルーティーンでしたが、最近では社内のやり取りはSaaSで完結し、一部社外とのやり取りもAsanaで進めることができています
今回はそんな「Asanaで始まる一日のルーティーン」をご紹介します
Asanaとは
Asanaではチームのプロジェクトやタスクを効率的に管理することができます
リスト、ボード、タイムラインなど様々な方法でタスクを視覚化することができ、情報を適切に管理することが可能です
くすみのルーティーン
最近の私の業務開始時のAsanaルーティーンをご紹介します
- Slackで今日が期限のタスク通知を確認
- Asanaの受信トレイを確認
- Asanaのマイタスクを確認
Asanaでのタスク管理が身に染み付いているので、Asanaを見ない日はありません
それではそれぞれ詳細にどんなことをやっているのかご紹介したいと思います
Slackのタスク通知を確認
各プロジェクトの期限日になっているタスクはプロジェクト内のルールで、毎日Slack通知するようにしています
Asanaを見ればわかるものではありますが、Slack通知することで自分のタスクだけではなく他のメンバーのタスクの当日期限のものも可視化されるので一応設定しています
通知先のSlackチャンネルでは毎日下記のようにタスクのチケットを持っている人とタスクの詳細が確認できるので、業務開始時に「あ、このタスク今日までにやるんだったな」と思い出すことができます
Asanaの受信トレイを確認
次にAsanaの受信トレイを確認しています
自分がコラボレータになっているタスクや担当者として割り当てられているタスクに更新情報があった場合に受信トレイに情報が入ってきます
受信トレイにはどのプロジェクトのどのタスクでどんな更新（コメント、ステータス変更、タスク追加等）があったのかという情報が入ってきます
受信トレイの情報は、メールでいうと未読メールのようなものですので、確認して返信等の作業した後は受信トレイから通知をアーカイブするのがオススメです
Asanaのマイタスクを確認
受信トレイの確認が終わったらマイタスクを確認します
マイタスクには自分に割り当てられているタスクが一覧で並んでいますので、当日タスクのものや期日が近いものを見ています。 未完了タスク、期日でフィルタすることで直近のタスクを確認することができるので私はこれでフィルタしています
当日のカレンダーとタスク量、その先の一週間のタスクとにらめっこしながら、先にすすめておけるものや優先的に実施すべきものがあれば当日にリスケジュールしたりすることでできるだけ慌てることがなく働けるようにしてます
どうやっても当日に急に来る仕事は避けられないので、自分でコントロールできる範囲はコントロールして優雅に働きたいという精神です
さいごに
今までは情報が散乱していて、大量のメールを見たり、Slackを巻き戻って見直したり、仕事のための仕事が多くありました。情報の散乱によりタスクの漏れも多く発生していたこともあります
意識的にAsanaにタスクを集約するようになってからは、業務開始時のルーティーンがかなり効率化されて仕事のための仕事が激減したと感じています
また、Asanaへのタスク集約が習慣化したことで、当初意識的にやっていたAsanaへタスクを追加するという行動も自然と行うようになり、より効率的な働き方ができてます
プロジェクト管理やタスク管理はチーム／会社全体で行うものなので、仕事のための仕事を減らすという観点でAsanaの利用を検討してみてはいかがでしょうか
