はじめに ネクストモードの南です。 6/14（水）にクラスメソッド、アノテーション、ネクストモードのグループ3社合同で「Notion交流会」を開催しました。...
こんにちは、こやしぃです。
タスク管理からドキュメント作成まで、あらゆる業務を一つに集約できるNotionは、今や私にとって必要不可欠なツールです。
今回はそんなNotion AIの“議事録機能”において、なかなか便利だと思う機能をご紹介します！
目次
会議メモのよくある課題
みなさんは会議の議事録作成で、以下のようなお悩みを感じたことはありませんか？
- 文字や会話を追うことに集中するがあまり、文字がダラダラ続いて見にくい
- 見出しや強調を後から装飾するのが手間
- アクションアイテムを一部聞き逃してしまった
解決策は『セクションスタイルを最初から決める』
Notion AIミーティングノート (以下: AIミーティングノート)の、会議終了後にNotio AIが文字起こしから要約を自動で作成する機能は大変便利です。
AIミーティングノートの使い方については、以前鮎澤さんがご紹介されていますので是非ご覧ください。ポイントが整理されていて大変わかりやすい内容です！
さらにNotionでは、予め指示内容をAIミーティングノートに書くことで、他の議事録ページにコピペしテンプレートのような使い方ができるため、後から修正する手間が激減します。
要約条件をテンプレートとしてAIミーティングノート冒頭に置いておくだけで、Notion AIに「セクションごとに自動整理して」と依頼できます。
セクションスタイルを最初から決めるメリット
- セクションごとのデザインを事前に設定することで、後からレイアウトを調整する手間がない
- 見出しや箇条書きが明確になる
- 要点の引き継ぎやアクションアイテムの検索も、効率的になる
設定方法
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Notionアプリ内で「Meeting Note」(AIミーティングノート) ページを作ります >> ご不明な場合は、前述の鮎澤さんブログをご覧ください。
-
議事録の要約条件を作成し、AIミーティングノートに入力します。
以下のフォーマットは一例です。
よりシンプルに一部条件のみ適用するなど、お好みに合わせて自由にルール指定していただきOKです。
# 要約条件
- 各セクションのタイトル:
議題📝議論内容🗣️決定事項✅アクションアイテム🏃
- デザイン:
- 各セクションのタイトルは黒の太文字、背景は水色にしてください。
- タイトルを「見出し 2」にしてください。
- 構成:
- 終了後に内容をセクションごとに整理してください。
- アクションアイテムはチェックボックスを使用し、
担当者と期限を明記してください。 - 議論内容は箇条書きで要点をまとめてください。
- その他:
- 会議の目的とゴールを冒頭に記載してください。
- 次回の議題や宿題があれば、最後に記載してください。
- 各発言の話者がわかるように、名前を記載してください。
- 感情分析をして、会議全体のポジティブ/ネガティブな雰囲気を分析し、今後のコミュニケーションをとる時の注意点を記載してください。
- 各セクションのタイトル:
※ちなみにNotion AIは、感情分析もできるようです。(会議の緊張感すらも見抜くのでしょうか・・！) 面白そうなので、要約条件に加えてみました。
実際にAIミーティングノートへフォーマットを載せると、以下のような表示となります。
実際に試してみた
実際のAIミーティングノートは以下のとおりです。今回は、クマの嗅覚と安全対策に関するテーマにしてみました。
かなり謎のテーマ(?)ですが、皆さまが登山される際には本当にお気を付けください…！
<AIミーティングノート画面>
補足事項として、Notion AIはワークスペース内のメンバー名を自動的に抽出して表記するケースがあるため、同姓同名のメンバーがいる場合はその人物のフルネーム表記となることがあります。
会議後にはAIミーティングノートの内容を見直し、氏名や発言者などの記載に誤りがないか、内容確認や微修正を行っていただくことをお勧めします。
