【Notion】ゴミ箱の仕様変更とデータ保持設定のリリース

はじめに

ネクストモードの南です。

Notionのゴミ箱のデータ保持の仕様が2024年6月17日より変更になるとアナウンスがありました。
今回は変更内容とエンタープライズプラン向けにリリースされたデータ保持設定についてレポートしていきます。

ゴミ箱の仕様変更について

これまでゴミ箱に移動したページは完全に削除をしない限りはずっと保持されていましたが、
2024年6月17日以降は30日以上経過したページは自動的に削除されるようになります。

• ゴミ箱でもメッセージが表示されるようになっている
  
  

エンタープライズプランの場合は保持期間のカスタマイズができますが、それ以外のプランでは保持期間を
変更することはできません。

後から復元が必要となるかもしれないページについては、アーカイブ用のチームスペースやページを作って
そちらに移動するという運用にするなど、対策をご検討いただければと思います。

• アーカイブ用のスペース
  
  

データ保持設定

上述のゴミ箱の仕様変更に伴い、エンタープライズプランではゴミ箱のデータ保持期間がカスタマイズ
できるようになりました。公式のドキュメントはこちらです。

保持期間には以下の2つの設定があります。

1. ゴミ箱に移動したページを削除するまでの期間
   ・ページを削除（ゴミ箱に移動）してからゴミ箱内で保存しておく期間
   ・期間内であればゴミ箱からページを復元することができる
   ・期間は1日から10年の間で設定可能（デフォルトは30日）
2. ゴミ箱から完全に削除されたページの保持期間
   ・1.の期間が経過後（ゴミ箱からページが削除された後）に、Notionでデータを保持する期間
   ・期間内であれば、ワークスペースオーナーに限りページを表示・復元することが可能（※）
   ・期間は1日から10年の間で設定可能（デフォルトは30日）

※の復元方法ですが、6月17日以降にコンテンツ検索の画面から操作ができるようになる予定です。
また、ゴミ箱内のページを完全に削除したり、2.の保持期間が経過してしまうと、
ワークスペースオーナーでもページのアクセスや復元ができなくなります。

1.も2.もデフォルトの30日のままにした場合は以下のような挙動になります。

• ゴミ箱にページを移動（ページを削除）
  ↓ 30日経過
• ゴミ箱からページが削除
  ・ゴミ箱からページの復元ができなくなる
  ・ワークスペースオーナーに限りページの表示・復元が可能
  ↓ 30日経過
• ページのデータが完全に削除
  ・ワークスペースオーナーもページへのアクセスや復元ができなくなる

設定は以下からカスタマイズすることができます。

• 設定 → セキュリティとデータ → データ保持 とクリック
  
  
• 各項目について変更をクリックし、指定する期間を入力
  ・ゴミ箱に移動したページを削除するまでの期間
  　→ 上の「1.」の項目、期間は1日から10年の間で設定可能（デフォルト30日）
  ・ゴミ箱からページを削除後、次の期間保持
  　→ 上の「2.」の項目、期間は1日から10年の間で設定可能（デフォルト30日）

まとめ

今回はゴミ箱の仕様変更とエンタープライズプラン向けにリリースされたデータ保持設定についてレポートしました。

まだ有効化されるまで時間がありますので、組織やチームでご利用頂いている場合には事前にアナウンスや
対策などを講じていただければと思います。

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