【Notion】稼働時間報告用フォームをNotionフォームで作ってみた

はじめに

こんにちは、ネクストモードの鮎澤です。

弊社では毎月お客様へ稼働時間を報告する案件がいくつかあり、完了したタスクの稼働時間をWikiの表に追記する運用を行っています。ただ、Wikiでは月の稼働時間やタスク数の集計が大変で、さらにタスクが完了してすぐに記載することを忘れがちなので、月末に稼働時間を思い出しながら追記することになり、効率的ではないと感じています。

そこで、タスク完了時にNotionフォームを使って稼働時間を報告し、月の稼働時間やタスク数を集計できないか試してみました。本番運用に至っていないですが、かなり良さそうだったので本ブログで紹介していけたらと思います。

Notionフォームの詳細は下記ブログをご覧ください。

Notionデータベース作成

はじめにNotionデータベースを作成していきます。Notionフォームから作成することもできますが、今回は先にNotionデータベースでプロパティを作ってからNotionフォームの作成に移ります。

スラッシュコマンドで「/データベース」と入力し、「データベース - インライン」を選択してNotionデータベースを配置します。プロパティはタイトル、日付、数値、テキストを2つ、ユーザーを追加しそれぞれプロパティ名を以下のように変更します。

• タイトル → タスク名
• 日付 → 対応日
• 数値 → 稼働時間(h)
• テキスト - 1 → 内訳
• テキスト - 2 → 備考
• ユーザー → 担当者

ここからはお好みですが、年月をフィルターする目的で数式プロパティを追加します。対応日のプロパティで年月のフィルターが可能ですが、個人的に過去の年月をフィルターするのが少し手間だなと感じるときがあるので、フィルタリングしやすいように数式で日付をフォーマットしてシンプルにしました。関数は「formatDate」を使い、対応日のプロパティからYearとMonthにフォーマットしています。

• 数式 → 年月
• 数式「formatDate(prop(”対応日”), "Y年MMMM")」

試しにページを追加すると以下のようになります。数式で想定通りの年月が表示されていれば大丈夫です。

Notionフォーム作成

それではNotionフォームを作成していきます。ビュー名横の「+」をクリックし、「フォーム」を選択します。このとき「既存のプロパティに基づいてフォームの質問を自動で作成しますか？」とメッセージが表示されますが、「〇件の質問を作成」をクリックします。

Notionフォームの編集画面ではフォームのタイトル、質問の順番、回答を必須にするか否かなど、自由にカスタマイズすることが可能です。今回はフォームタイトルに「稼働時間報告フォーム」と記入し、プロパティも初期配置からドラッグ&ドロップで移動させました。また、以下のプロパティを回答必須に変更しています。少々見づらいですが、回答を必須にする設定を有効にするとプロパティ名横に「*」が表示されます。

• 回答必須プロパティ
  • タスク名
  • 対応日
  • 稼働時間(h)
  • 担当者

Notionデータベース右上の「プレビュー」で回答者にどのような内容に見えているか確認することができます。また、プレビュー画面上で入力欄を埋めて送信することで、Notionデータベース上で回答内容を確認することも可能です。試しにプレビュー画面で入力欄に必要な情報を入力し送信すると、入力した内容がNotionデータベースに新規ページとして追加されていることを確認できました。

集計してみた

集計はチャートビューを使います。Notionフォーム作成の章の最後の方で少し触れましたが、Notionフォームで送信した内容はNotionデータベースのページとして追加されるのでチャート機能でグラフ化することが可能です。そのため下図のようにx軸を年月とし、y軸を個数に設定してグラフを作ればその月にいくつのタスクを対応したか確認することができます。

y軸を稼働時間(h)の合計にすれば、その月にどれくらいの稼働時間が発生したか確認することができるので、上図のグラフと比較してタスク数に対して稼働時間は適切だったかどうか分析することができます。

まとめ

Notionフォームを使った稼働時間の報告と集計についてご紹介しました。今回はかなりシンプルな内容となりましたが、フォームの内容がNotionデータベースに反映されるのがすごくいいなと改めて実感しましたし、チャート機能でグラフ化することにより集計結果をまとめやすくなっています。チャートのグラフはPNG形式でコピー or ダウンロード、SVGでダウンロードが可能なので、報告資料のデータとして活用することもできそうです。

これからもNotionフォームで何かいいアイデアが思い浮かんだら執筆していこうと思います！

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