はじめに
こんにちは、ネクストモードの鮎澤です。
今回はNotionのカスタムエージェント（以下、カスタムエージェント）を使って、特定のメールアドレスに届いたメールをNotionのデータベースへ自動登録する方法をご紹介します。
新着のお問い合わせメールの見逃しを防ぎ、対応状況や進捗を把握しやすくできると思いますので、ぜひご参考ください。
さっそく構築してみる
それではやっていきましょう。今回構築するものは2つだけです。
- お問い合わせ管理データベース
- 受信メールをお問い合わせ管理データベースへ自動登録するカスタムエージェント
はじめに、お問い合わせ管理データベースの構築ですが、Notion AIエージェントに作ってもらいました。最低限、「件名」「ステータス」「送信者名」「受信日時」があると、いつ・どんなお問い合わせで、どういう状況か確認できると思います。
はじめに、お問い合わせ管理データベースの構築ですが、Notion AIエージェントに作ってもらいました。最低限、「件名」「ステータス」「送信者名」「受信日時」があると、いつ・どんなお問い合わせで、どういう状況かを確認できると思います。
続いてカスタムエージェントを構築していきましょう。左側のサイドメニューを開き、 新しいエージェント をクリックします。
トリガーや指示文など手動で設定することができますが、今回は対話式で構築していきます。はじめに以下プロンプトを入力しました。
特定のメールアドレス hogehoge@hugahuga.com に届いたサポート問い合わせを、 自動的にNotionデータベース（先ほど作成したデータベースのリンクを張る）に追加したいです。
実行すると、要件を確定するためにいくつか教えてくださいと返ってくるので、必要な内容を選択または記述していきます。すべて回答し終わってから少し待つと、以下の結果が返ってきました。
「設定しました。現在このエージェントは、To に hogehoge@hugahuga.com を含む受信メールをトリガーにして、Notionの既存DB 「メール問合せ」へ自動登録する想定になっています。」
メール連携が必要だと案内された場合は、メール連携を行ってください。
最終的に完成したカスタムエージェントの設定は以下のとおりです。
トリガーエージェントのメンションでトリガーする必要はないので、オフにしています。
「新しいメールを受信しました」の中身は以下のとおりです。
メールアドレスはメール連携したご自身のメールアドレスと選択され、フィルターで特定のメールアドレスが記述されていれば問題ありません。
概要～登録先
登録内容～失敗時の挙動
メールの設定箇所ですが、読み取り専用とするため「受信トレイ」「下書き」「送信」をオフにしています。
内容に問題が無ければ、作成したカスタムエージェントのチャット上で、すでに受信している特定のメールアドレスのメールからお問い合わせ管理データベースに追加するように指示します。受信トレイのメールを読み取れるか、またお問い合わせ管理データベースに追加する権限があるか確認します。何かしらエラーがあれば修正してください。
問題なくタスクが追加されることを確認できたら、動作確認に移ります。
動作確認
さっそく特定のメールアドレス宛にテストメールを送信し、受信トレイに以下のようなテストメールを受信しました。
お問い合わせ管理データベースに、受信したテストメールのページが作成されていました。チャネルや送信者メールなど、カスタムエージェントに指示した内容がしっかり反映されているので、問題なさそうです。
まとめ
カスタムエージェントで特定のメールアドレスに届いたメールを、Notionのデータベースへ自動登録する方法をご紹介しました。カスタムエージェントは、チャットベースで要件を伝えながらトリガー設定や指示文をサクッと形にできるのが大きな魅力です。ぜひ業務効率化の一助として活用してみてください。
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