【Asana】もう情報を追うのに疲れない。Asana AIが「読む・書く・作る」を代行する3つのシーン

こんにちは、SaaSエンジニアのきうちです。

前回の記事では、Asana AIの全体像（安心のセキュリティ設計と、スマート機能・AIスタジオ・AIチームメイトという3つの進化）について解説しました。

今回は、その中でも最も身近で、今日からすぐに使い始められる「Asana AI（スマート機能）」にフォーカスします。

「AIなんて、まだ自分には関係ない」と思っていませんか？ 実は、Asana AIは「すごい未来の技術」というよりは、あなたの隣で面倒な作業を代わりにやってくれる「超優秀な秘書」のような存在です。

• 会議から戻ると、チャットの未読通知が山のように溜まっている

• 週次報告の作成、何を書けばいいか悩んで手が止まってしまう

そんな「日々の泥臭い業務の悩み」を、Asana AIがどのように解決してくれるのか。具体的な3つのシーンで見ていきましょう。

シーン1：【読む】情報洪水から解放される「要約・検索」の魔法

悩み：「会議から戻ったら、タスクのコメントが数十件…。何が決定事項で、自分は何をすべき？」

1時間の会議から自席に戻ると、Asanaの受信トレイには関連タスクの通知がびっしり。一つひとつのコメントを追いかけ、「で、結局どうなったの？」と結論を探すだけで貴重な時間が過ぎていく・・・。そんな経験はありませんか？

解決策A：長い議論を3行で把握する（スマートサマリー）

ここで役立つのが「スマートサマリー」です。 タスクのコメント欄にある「要約」ボタンをワンクリックするだけで、AIが長い議論の履歴を読み込み、要点だけをまとめてくれます。

• 議論の経緯：A案とB案で議論があったが、コスト面でA案が優勢となった。

• 決定事項：最終的にA案で進めることが決定。

• ネクストアクション：〇〇さんが来週水曜までに見積もりを取得する。

このように「結論」だけを瞬時に把握できるため、情報キャッチアップにかかる時間を劇的に（体感で9割ほど！）削減できます。

解決策B：人に聞くように情報を引き出す（スマートアンサー）

特定のプロジェクトについて知りたいけれど、どのタスクを見ればいいか分からない。そんな時は、Asana AIに直接聞いてみましょう。 「スマートアンサー」機能を使えば、チャットツールで同僚に話しかけるような感覚で情報を検索できます。

• 「〇〇プロジェクトの最新の懸念点は何？」

• 「このタスクに関連する資料はどこ？」

AIがAsana内の情報を横断的に検索し、自然な言葉で回答してくれます。わざわざ担当者にチャットで聞いて手を煩わせる必要もなくなります。

シーン2：【書く】「真っ白な画面」で悩む時間をゼロにする

悩み：「週次報告の作成が面倒くさい」「気難しい相手への依頼文、どう書こうか悩む」

金曜日の夕方、疲れがピークに達している中での週次報告作成。「今週は何をやったっけ・・・」と真っ白な画面の前でフリーズしてしまうことはありませんか？あるいは、他部署への依頼文で「角が立たないように」と気を使いすぎて時間がかかっていませんか？

解決策A：報告書はAIに下書きさせる（スマートステータス）

プロジェクトマネージャーの方に特におすすめなのが「スマートステータス」です。 プロジェクトの「ステータス更新」画面を開くと、AIが自動的にプロジェクト内のデータを分析。完了したタスク、期限切れのタスク、マイルストーンの達成状況などを元に、報告テキストの下書きを自動生成してくれます。

あなたは、AIが作った下書きをざっと確認し、必要な補足を少し加えて「送信」ボタンを押すだけ。ゼロから文章を考える苦痛から解放されます。

解決策B：文章のプロに添削してもらう（スマートエディター）

急いで書いたタスクの説明文やコメントが、少し雑になってしまった。そんな時は「スマートエディター」の出番です。 書いた文章を選択してAIに指示を出せば、一瞬でトーンを調整してくれます。

• 「より丁寧に」→目上の人やクライアント向けの表現に

• 「より率直に」→チームメンバーへの簡潔な指示に

• 「翻訳」→海外チームへの連絡を英語に

コミュニケーションの摩擦を減らし、誰でもプロフェッショナルな文章を瞬時に作成できるようになります。

シーン3：【作る】面倒なセットアップを自動化する

悩み：「新しいプロジェクトを始めるたびに、枠組みを作るのが面倒」

新しい施策が始まるたびに、Asanaでプロジェクトを作成し、セクションを切り、カスタムフィールドを設定する・・・。地味ですが、毎回やるとなると意外と手間がかかる作業です。

解決策A：やりたいことを伝えて箱を作る（スマートプロジェクト）

「スマートプロジェクト」を使えば、AIにやりたいことを伝えるだけで準備完了です。

• 新入社員のオンボーディング管理がしたい

• 四半期のマーケティングキャンペーンを管理したい

このように入力すると、AIがその目的に最適なプロジェクト構成（推奨されるセクション、カスタムフィールド、タスクのテンプレートなど）を提案し、自動生成してくれます。ベストプラクティスに基づいた枠組みがすぐに手に入ります。

解決策B：入力作業をAIが補完する（スマートフィールド）

タスクを作成した際、優先度や担当部署などの「カスタムフィールド」をポチポチ設定するのも手間ですよね。 「スマートフィールド」は、タスク名や説明文の内容をAIが読み取り、適切なフィールド値を推測して自動入力（オートフィル）してくれます。入力漏れを防ぎ、データ整理の手間を最小限に抑えます。

重要な心得：「Human in the loop」を忘れない

ここまでAsana AIの便利な機能を紹介してきましたが、一つだけ重要な心得があります。 それは、Asana AIは「支援役」であり、最終的な責任者は「人間（あなた）」であるという点です（Human in the loop）。

AIが生成した要約、下書き、回答は非常に高精度ですが、完璧とは限りません。 必ず人間が目を通し、内容が正しいか、自社の文脈に合っているかを確認し、必要に応じて修正してから「送信」や「承認」を行ってください。

Asanaもこの思想を前提に設計されており、AIの回答には必ず情報源へのリンクや、人間が修正するためのインターフェースが用意されています。

まとめ：1日10分の削減が、大きな成果を生む

今回ご紹介したAsana AI（スマート機能）は、一つひとつは数分の短縮かもしれません。 しかし、それが1日に何度も繰り返されることで、ちりも積もれば山となります。

• 要約で浮いた15分

• 報告書作成で浮いた30分

• 検索で浮いた10分

これらを合計すれば、1日で1時間近くの本来やるべき創造的な仕事に使える時間が生まれるかもしれません。

まずは、今日届いた長いタスクコメントの「要約」ボタンを押すことから始めてみてください。きっと、仕事の景色が変わるはずです。