【Asana】ルールが止まるかも？「ルール権限のアップデート」と必要な対策
こんにちは、SaaSエンジニアのきうちです。
日々の業務効率化に欠かせないAsanaの「ルール」機能。タスクの自動移動や担当者割り当てなど、便利に活用されているチームも多いと思います。
今回は、Asanaから発表された「ルール権限の重要なアップデート」についてお知らせします。 2026年8月よりルールの実行権限に関する仕様が変更され、一部のルールが機能しなくなる可能性があります。変更の背景や、事前に確認・対応すべきステップをまとめましたので、ぜひご一読ください！
何が変わるの？（変更の概要）
これまで、一部のルールは「ルールが作成されたときの権限」を引き継いで動くことがありました。つまり、ルールのオーナー（作成者）がその後プロジェクトやフィールドへのアクセス権を失っても、ルールはそのまま動き続けていました。
しかし今後は、「ルールのオーナーのリアルタイムの権限」を使用してルールが実行されるようになります。 ルールを正常に実行するには、ルールのオーナーが現在進行形で以下のアクセス権限を持っている必要があります。
- ルールが参照するアイテム（プロジェクト、フィールド、ポートフォリオなど）へのアクセス権
- ルールが実行しようとしているアクションへの実行権限
なぜこの変更が行われるのか？
このアップデートは、チームがより安全かつスムーズにAsanaを利用できるよう、以下の3つのポイントを改善するために実施されます。
- セキュリティの向上：古いアクセス権限（すでに権限がない状態）のままルールが動き続けるリスクを排除します。
- 一貫性の確保：オートメーションシステム全体で、権限モデルが統一されます。
- 透明性の向上：「今、誰の権限を使ってこのルールが動いているのか」がより明確になります。
ルールへの影響と通知について
変更が適用された際、ルールのオーナーが必要なアクセス権を持っていないと、ルールが正常に実行されない、アクションが未完了のままになる、一時停止やエラーが発生するといった問題が起こる可能性があります。
【影響を受けるルールの確認方法】
影響が出るのは「オーナーが必要なアクセス権を持っていないルールのみ」です。ほとんどのルールは引き続き通常通り機能します。 影響を受ける可能性があるルールのオーナーには、6月中にAsanaから事前通知が届きます。
- メール通知：影響を受けるルールと、機能しなくなる理由、解決ステップが案内されます。
- 製品内のバナー：プロジェクト内にバナーが表示され、問題解決のためのガイダンスが確認できます。
何をすればいいの？（対処方法）
もしあなたのルールが影響を受ける場合、または通知を受け取った場合は、8月の変更開始までに以下のいずれかの方法で修正を行ってください。
オプション1：現在のルールのオーナーにアクセス権を付与する
現在のルールのオーナーが、ルールで参照されているすべてのアイテム（プロジェクト、タスク、フィールドなど）にアクセスでき、アクションを実行する権限を持っているか確認し、不足している権限を付与します。
オプション2：他のユーザーに「ルールの所有権（オーナーシップ）」を移す
現在のオーナーの権限を変更できない場合、すでに必要なすべての権限を持っている別のユーザー（プロジェクト管理者など）にルールのオーナーシップを引き継ぎます。ルール設定画面から、新しいオーナーへ簡単に移行することができます。
まとめ
今回のアップデートは、Asanaのガバナンスとセキュリティを強化する上で非常に前向きな変更です。 8月の本格実施に向けて、まずは「Asanaからメールやバナーで通知が来ていないか」を確認してみてください。特に、過去に異動したメンバーが作成したままになっているルールがあるチームは、早めのチェックをおすすめします！
より詳しい情報については、以下のAsana公式FAQも併せてご確認ください。