はじめに こんにちは、SaaSエンジニアのきうちです。
こんにちは、SaaSエンジニアのきうちです。
これまでの記事で、個々のタスク管理からプロジェクト全体のスケジュール管理まで、Asanaで効率化する方法を解説してきました。Excelの複雑なシートや手動でのガントチャート更新に費やしていた時間は、かなり削減されたことでしょう。
しかし、プロジェクト管理で避けて通れないのが「進捗報告」です。
「報告書ができた頃には、情報がもう古くなっている…」
「グラフは作れても、その背景にある課題や次のアクションをまとめるのが大変…」
Excelでの報告資料作りは、まさに時間と労力を奪う大仕事です。ご安心ください。Asanaは、この進捗報告のプロセスも劇的に効率化します。
今回は、Asanaのプロジェクトダッシュボード、ステータス更新、そしてポートフォリオ機能などを使って、プロジェクトの状況を一目で把握し、いつでも“生きた”情報を報告できる方法を解説します。
地獄の集計作業よ、さようなら。Excel進捗報告が抱える4つの課題
Excelでの進捗報告は、多くの場合、次のような課題を伴います。
- 情報収集と手動集計の沼
各担当者への進捗確認、共有シートからのコピペ、完了タスクの手動カウント…。報告資料を作るための「準備」に、膨大な時間が溶けていきます。 - グラフ作成と資料化の煩雑さ
集計したデータを元に、見栄えの良いグラフを作り、体裁を整える作業。毎週繰り返されるこの定型業務に、創造性はありません。 - リアルタイム性の欠如
苦労して報告書が完成した瞬間、現場の状況はもう次に進んでいます。古い情報に基づく意思決定は、プロジェクトを誤った方向へ導くリスクをはらみます。 - 複数プロジェクトの横断管理の限界
複数のプロジェクトを兼任している場合、それぞれのExcelファイルを開いて進捗をまとめ、全体像を報告するのは至難の業です。
これらの課題は、リーダーやマネージャーの貴重な時間を奪い、本来注力すべき未来に向けた戦略的な業務を妨げます。
Asanaで進捗報告を「作る」から「見る・書く」へ変える主要機能
Asanaは、プロジェクトのデータを自動的に集計し、常に最新の状況を分かりやすく可視化します。
1. プロジェクトダッシュボード & ステータス更新：定量的・定性的報告をワンセットで
ダッシュボードで「定量データ」を一目で把握
プロジェクトビューの「ダッシュボード」タブは、タスクの完了状況や期限切れタスクなどを美しいグラフで自動表示。常に最新の“数字”をリアルタイムで確認できます。
ステータス更新で「定性的コメント」を構造化
しかし、数字だけでは「なぜ遅れているのか」「次のアクションは何か」は伝わりません。そこで活躍するのが「ステータス更新」機能です。
- テンプレートで簡単報告
「達成したこと」「課題」「次のステップ」といったテンプレートに沿って入力するだけで、質の高い状況報告が誰でも簡単に作成できます。 - 関係者に自動で共有
作成したレポートは関係者に自動で通知され、プロジェクト内に履歴として蓄積。報告のための会議やメールが不要になります。
ダッシュボードのグラフ（定量）とステータス更新（定性）を組み合わせることで、説得力のある完璧な進捗報告がAsana上で完結します。
2. 高度な検索とレポート：知りたい情報をピンポイントで抽出
Excelでフィルターや関数を駆使していた作業は、Asanaの高度な検索機能がすべて解決します。「Aさんが担当する」「今週期限の」「未完了タスク」など、複数の条件を組み合わせて必要なタスクリストを瞬時に作成し、レポートとして保存することも可能です。
3. ポートフォリオ：全プロジェクトの“ステータス”を俯瞰的に横断管理
複数のプロジェクトを管理するマネージャーにとって、ポートフォリオ機能は非常に強力なツールです。
- 全プロジェクトの健康状態を可視化
各プロジェクトリーダーが「ステータス更新」機能で報告した最新の状況（順調・リスクあり・遅延など）が、ポートフォリオに一覧で表示されます。どのプロジェクトに注意を払うべきかが一目瞭然です。 - リソース配分の最適化
チーム全体のタスク量や負荷状況も横断的に確認できるため、「Aチームに余裕があるからBプロジェクトを手伝ってもらおう」といった最適なリソース配分が実現します。 - 経営層への報告もスマートに
ポートフォリオ画面をそのまま見せるだけで、複数のプロジェクトの最新状況をよどみなく報告できます。
まとめ：報告作業はツールに任せ、あなたは未来を創ることに集中しよう
Excelでの手動集計や煩雑な資料作成は、もう終わりにしませんか。
Asanaを活用すれば、リアルタイムの定量データ（ダッシュボード）と、背景や考察を含む定性報告（ステータス更新）を組み合わせ、常に正確で“生きた”情報をチームや経営層と共有できます。
創出された時間で、あなたはより戦略的な課題解決や、チームの未来を創る業務に集中できるはずです。進捗報告を「苦痛な作業」から、プロジェクトを成功に導く「健全な習慣」へと変えていきましょう。
次回は、Excelで毎回コピペしていた定型業務をAsanaのテンプレート機能で効率化する方法について解説します。
