はじめに
こんにちは、お久しぶりです！！
ネクストモード株式会社のイワシ🐠です。
突然ですが、みなさんは リモートワークでのコミュニケーション について、何か工夫していることはありますか？
営業事務などのバックヤード業務をしていると、「あの件、どうなってますか？」「これ、〇〇日が締め切りですが状況どうですか？」と、社内のあちこちに確認して回らないと業務が進まないことが多々あります。
弊社はフルリモートワークが基本ですので、リアルでは数回しか会ったことがないメンバーにも、Slackなどのテキストコミュニケーションで確認する必要があります。
営業メンバーや社内のみんなが少しでも動きやすいように、そして顔が見えないリモート環境でも、しっかり意思疎通が取れるよう工夫を求められますよね。
今回は、私が自分なりに日々意識していることとNotionでの共有方法をご紹介します。
テキストコミュニケーションに感情を乗せる？
テキストコミュニケーションは、相手の表情も声のトーンも分かりません。
同じ言葉でも、思った以上に冷たく伝わることがあり、配慮や工夫が必要になります。
かく言うイワシは、実は昔、営業さんに怖がられていたことがあります！
リモートワークを始めた初期のころはコロナ禍ということもあり、今以上に自社メンバーとリアルで会う機会がありませんでした。
そんな頃、業務で少ししか関わったことのない営業さんから「『いつも迷惑かけてすみませんって、イワシさんに謝っといて』と言われたよ」と別のメンバーから聞きました。
えっ、もしかして私、怖がられていたのか？！とハッとしました。
要件を伝えることを意識しすぎて、淡々とメッセージを書いていたのかもしれません。
ある程度関係性ができていれば、要件だけでもスムーズに伝わります。
でも、まだお互いをよく知らない段階では、「あれ、怒らせちゃったかな？」と相手を不安にさせてしまうのだと反省しました。
ときには営業さんにしつこく進捗を確認して回るのも大事な業務ではありますが、不要に怖がられてしまうのは大問題です。
それ以来、要件はしっかり伝えつつ、語尾を少し伸ばしたり絵文字を添えたりして、必要以上に冷たく見えないように意識しています。
テンポのよいやり取り
コミュニケーションの「柔らかさ」と同じくらい大切にしているのが、テンポ感（スピード感）です。
営業事務の仕事は、営業メンバーから受け取ったボールを、早く正確に返すことが大切です。
例えば、私が確認待ちでボールを止めてしまうと相手の業務がストップし、フルリモート環境では、この少しの滞留が全体のテンポを崩してしまいます。
そのため、業務をスムーズに回すためのスピード感は常に意識しています。
もちろん、すべての依頼に「即座にカンペキな回答」を返すのは不可能なので、私が実践しているのは、以下のような工夫です。
- メッセージに気づいたら、まずは「見てますよ！」スタンプを送る
- 確認に時間がかかるときは、「確認しますね！」と一次返信する
小さなことですが、自分がボールを持ったことを伝えることで、相手の不安を減らし、聞きやすいな、頼みやすいなと感じてもらえたら嬉しいなと思っています。
Notionを使った情報共有
早く反応するだけでなく、やり取りした内容を後から確認できる場所に残しておくことも意識しています。
ネクストモードでは、社内の情報や議事録を Notion にまとめています。
と、もっともらしく書いてみましたが、ITが苦手なイワシには、正直なところ機能が多すぎて使いこなせていない機能がたくさんあることも、小声でお伝えしておきます。
ですが、難しく考えず「営業さんや自分も含めた社内のみんなが、パッと見て分かるメモを作ればいいんだ！」と理解しています。
具体的には、以下のような方法です。
- 議事録を残して、不在の時も後から確認できるようにする
- 「ここにまとめてあるよ！」とURLを共有する
打ち合わせに参加できなかった人も、後から再確認したい人も、Notionを見れば内容が把握できます。
同じ説明を何度も繰り返さず、「ここにまとめてあるよ！」とページのURLを渡せるのも便利です。
以前のブログで、Notionは「人・情報・業務をつなぐコネクティッドワークスペース」だそうです。とご紹介しましたが、まさしくその通り！だと実感しています。
【Notionの推しポイント】ミーティングノートで会議後の共有・振返りが楽になった
Notionの機能に、「ミーティングノート」というAI機能があり、弊社ではとても便利に使っています。
ボタンを押して文字起こしを始め、終了すると会議の内容を要約してくれます。
議事録を一から書かなくてよいので、初めて使ったときは「何この神機能！」と感激しました。
使い方や活用例は、弊社メンバーが次の記事で詳しく紹介しています。
最後に
リモートワークでは、用件を正確に伝えるだけでなく、「見ています」「確認しています」ということを早めに返すことが大切だと感じています。
どれも些細なことですが、同じ場所で働いていないからこそ、「とりあえず聞いてみよう」と相手に思ってもらえたらうれしいです。
つたない文章ですが、最後まで読んでいただきありがとうございました。
