【Asana】「Slackではなくフォームに投げてください！」って言わなくても済む、優しい世界【小ネタ】

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こんにちは、 ネクストモード株式会社のhagiです。

 

生成AIなどを活用していて、心配になったことがあります。

大量のソース情報をAIに探させて、都合の良い外堀を集めてサマライズした結果「言われなくてもだいたいの人がよく知っている結論」にまで薄まってしまうような現象です。

本来言いたいことがまず先にあって、紆余曲折の脚色を経てから、「ほら、私の言ったことが正しいでしょ」までの途中経過で意思が行方を眩ませるパターンです。

つまり外野に調べてもらったことって全部ノイズなんじゃないか？

生成AIで賢くなったというより、賢く見せているだけで情報の質が落ちていないか？

途中経過必要か？

 

という葛藤をしながら、毎日生成AIとけたぐり合ったり、マウントを取り合ったりしています。

 

はじめに

で、今日はAIの話をしません！(仲は良いです)

 

代わりに、比較的人間だらけのお話をさせてください。みなさんご存知だったらすみません。実は世の中には「会社」という集合体がたくさん存在しているであろうことが分かっているのですが、その中でも「情シス」というチームが組織のコミュニケーション効率を底上げするために、毎日あーでもないこーでもないとカイゼン活動を勝手に話し合っています。

一旦、表に出せるポエムも勝手に貼っておきますね。

 

さて、人によって、推しSaaSのバリエーションが変わってきますよね。

 

「あたしはAsana」

「ぼくOkta」

「わてはSlackごわす」

 

良いです。結構です。関西からも薩摩からもみんな正解です。

と言えるように、情シスは日々工夫したいですよね！

 

Slack rule triggers: trigger from new messages and replies

今回ご紹介する商品はコチラです。

 

一言で言うと「SlackからAsanaをフックして、トラックして、場合によってDoneする」ことが、自作でガチャガチャせずともSaaSネイティブに行えます。

こんなことは、無いでしょうか？

あなた「社内申請できるフォーム作りましたー！」

Aさん、Slackから申請内容ドーン
↓
あなた「フォームからお願いします…。」

Xさん、Slackから、際どい文脈でお願いドーン
↓
あなた「申し訳ないですがゴニョゴニョあってフォームにお願いします誠に申し訳ございません一生償います」

 まあまあ！

事情もあるし双方ツライです！面倒！

最初から連動してくれてればいいのにと利用側は思うでしょう。

アレはSlack,これはAsana、ソレはGoogleフォーム？全部のガイドはNotionにありますが、ガイドは廃れていくものですよ？Oktaにブックマーク入れますか？そういうことじゃなくってね！

情シスは情シスでタスクが無尽蔵に増えるのも手数が増えるだけですね。通知があっちこっちで鳴るのもどうかと思います。連携でエラーが起きたら夜中でも駆けつけますか？そういえばGWが近いですね。

 些細なことですが、Asanaで解決できます。

 

 

能書きはいいので触ってみましょう。

 

設定

設定は面白くないのでサクッといきます。

  • まずはSlackにAsanaを繋ぎます。(これをやっていないとAsanaに怒られます)

    • 繋ぎたいSlackチャンネルからインテグレーション→アプリを追加する

    • Asanaを探して追加
  • Asanaで目的のプロジェクトからルールを開きます(カスタマイズからの動線が楽です)
    • AIに作らせる手もありますが、手は口ほどに物を言うので一から始めます。
    • タイミングから外部トリガーへ進むと目的の設定にたどり着けます。出てこなければ、Asana ConnectでSlackアプリを接続しましょう。(出来たばかりの機能英語あるある)
      • New message is postedto channelのルールを先に動かしておかないと、Reply is posted to threadのルールは動きません。いいですね？
      • つまり、コレをつくってSlack連携用の親
      • 返信時アクションはこうです。Slack連携用の子
    • 少し捕捉すると
      • 急ぎの用の場合、後続でAsanaタスクが必要になるとは思えないので、最初の条件文に急用かどうかのAI条件を追加しています
      • Slackリプライについては、マニュアル記載の項目に加えてSlack Permalinkも一応追加
        • ちなみに知りたがりさんのためにも補足ですが選べる項目はこれだけあります
      • 完了っぽい会話の脈絡を拾ってAsanaタスクもしれっと完了にできたらいいなと祈りつつAI条件を作成しています
      • (冒頭でAIのことを話しませんと言ったのに、後でゴメンナサイな！)

設定が終わったら、網を張って待っていましょう。わくわく。

 

で、どうなった

で、こうなった。

ある日の受信トレイに、完了済みタスクが入っていました。

AIの手で勝手に完了してくれているのが嬉しいポイントです。

 

中を見ると、説明欄に発言内容と、ノリで対応方針がAI執筆されています。

実はタスク名も、要約した文に一旦変換されてタスク入りしているという親切設計です。

 

下へ辿ると、Slackリンクが単なるURL構文で終わるのではなく、きちんとEmbedされている様子が確認できます。この処理も自動です。 

見せられる部分は少ないですが、履歴も追えています。

依頼がすぐ消化出来るならSlack完結でOK。

間延びしたらAsanaにいつでもスイッチできますよね！

SlackメッセージはAsana AIに読まれているので、(AI頼みですが)完了の脈絡を読んでタスク消化してくれます。

 

功名

ユースケースは証跡管理だけじゃないですよ。 

  • 適当に出てきた相談の、「以後どうですか」を忘れずキャッチアップできます。

    • 特に長期間放置すると「今誰ボール？」となるため、不意に発生して雑にフェードアウトした事案こそAsanaに置いておくと便利。
  • 「あれはどうですか」「これはどうですか」言葉が流れていくようなSlackで切り分け事項をアレコレ喋っていると混乱します。長引くようならサブタスクを使ってください。
  • (Slack AIや社内RAGがない環境であれば)後からAsana AIに過去経緯を対話で聞けます。
  • スレッドの会話に参加していない人は、後から喋るのもアレなので構ってくれませんが、タスク化するとコラボレーターと一致団結してタスク消化という共通ゴールに向かってチームワークが始まります。
  • ちょっとテクいですが、Asanaにはタイムトラッキングの機能や、カスタムフィールドで自動計算する手段も用意されているため、完了までの所要時間をKPIとして測ることができます
  • Slack疲れ、よく聞きます。みんな忙しいですからね。自分のペースで仕事したいマンほど、タスクをAsana化すべきです。
  • 完了ボタンを押した時の達成感、プライスレス。

 

おわりに

私の記事は、まだ執筆という「神々の、遊び」をAIに取られてはいませんが、「ブログはどうも好かん。NotebookLMの方が多少無骨だがナラティブで刺さるんじゃい」という方は試しにほぼ同じことを言っているはずのNotebookLMもご用意がありますのでこちらにお刺さりください。

 

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